Article
Le Guide ultime de la signature email pour les écoles
Comment bien gérer et optimiser chaque communication
Article
Le Guide ultime de la signature email pour les écoles
Comment bien gérer et optimiser chaque communication
27 mars 2025
Chiffres clés
3.500
écoles supérieures en France
24.000
formations sur Parcoursup
2,9 M.
d'étudiants inscrits en 2023-24
5 600
événements annuels pour la formation
Chiffres clés
3.500
écoles supérieures en France
24.000
formations sur Parcoursup
2,9 M.
d'étudiants inscrits en 2023-24
5 600
événements annuels pour la formation
À propos
Les écoles comme la votre gèrent un grand nombre de communications quotidiennes. Et elles sont variées, étant donnée la diversité des équipes qui les composent : des professeurs, des intervenants, des fonctions support et administratives, et les directions de chaque campus !
Concurrence et enjeux des écoles
Chaque école doit poursuivre plusieurs objectifs pour assurer son développement. La communication a donc un rôle à jouer sur plusieurs sujets.
D’abord, valoriser l’excellence de ses filières d’apprentissage.
Mais aussi, renouveler et développer des cursus en fonction des évolutions du monde du travail,
Attirer de nouveaux élèves et candidats lors des grands rendez-vous annuels.
Nouer des partenariats avec les entreprises, les administrations ou les associations.
Et enfin collecter la taxe d’apprentissage pour pérenniser son budget et donc la qualité de l’enseignement délivré.
Dans cet environnement concurrentiel de l’éducation, les emails ont un rôle important. D’abord parce qu’ils restent le premier moyen d’échange professionnel. Tant en terme d’usage (quotidien) que de volume d’échanges. C'est aussi la première manière de relayer une image de marque de qualité.
À propos
Les écoles comme la votre gèrent un grand nombre de communications quotidiennes. Et elles sont variées, étant donnée la diversité des équipes qui les composent : des professeurs, des intervenants, des fonctions support et administratives, et les directions de chaque campus !
Concurrence et enjeux des écoles
Chaque école doit poursuivre plusieurs objectifs pour assurer son développement. La communication a donc un rôle à jouer sur plusieurs sujets.
D’abord, valoriser l’excellence de ses filières d’apprentissage.
Mais aussi, renouveler et développer des cursus en fonction des évolutions du monde du travail,
Attirer de nouveaux élèves et candidats lors des grands rendez-vous annuels.
Nouer des partenariats avec les entreprises, les administrations ou les associations.
Et enfin collecter la taxe d’apprentissage pour pérenniser son budget et donc la qualité de l’enseignement délivré.
Dans cet environnement concurrentiel de l’éducation, les emails ont un rôle important. D’abord parce qu’ils restent le premier moyen d’échange professionnel. Tant en terme d’usage (quotidien) que de volume d’échanges. C'est aussi la première manière de relayer une image de marque de qualité.
Challenges
La diversité des profils d'utilisateurs (professeurs, étudiants, personnel) et des outils de messagerie (Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird…) rend difficile la gestion et l'harmonisation des signatures d'e-mails, si chacun doit le faire de son coté. Les établissements doivent également gérer les changements d’effectif et la mise à jour des signatures au fur et à mesure des communications. Un vrai casse tête, et souvent un chantier laissé à l’abandon, faute d’outil métier rationnel et efficace.
Challenges
La diversité des profils d'utilisateurs (professeurs, étudiants, personnel) et des outils de messagerie (Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird…) rend difficile la gestion et l'harmonisation des signatures d'e-mails, si chacun doit le faire de son coté. Les établissements doivent également gérer les changements d’effectif et la mise à jour des signatures au fur et à mesure des communications. Un vrai casse tête, et souvent un chantier laissé à l’abandon, faute d’outil métier rationnel et efficace.
Solution
C’est dans cette optique, pour aider les équipes communication des écoles, que Sigilium a créé une solution simple et efficace de gestion des signatures email. Elle permet d’harmoniser et de gérer les signatures e-mail de l’ensemble des équipes, de manière centralisée.
L’interface de Sigilium permet de définir un modèle de signature email unique, et relayer une image de marque cohérente, sur tous les terminaux de messagerie utilisés par les équipes. Enfin la plateforme permet de créer des messages et de définir qui relaie quoi à ses interlocuteurs.
Solution
C’est dans cette optique, pour aider les équipes communication des écoles, que Sigilium a créé une solution simple et efficace de gestion des signatures email. Elle permet d’harmoniser et de gérer les signatures e-mail de l’ensemble des équipes, de manière centralisée.
L’interface de Sigilium permet de définir un modèle de signature email unique, et relayer une image de marque cohérente, sur tous les terminaux de messagerie utilisés par les équipes. Enfin la plateforme permet de créer des messages et de définir qui relaie quoi à ses interlocuteurs.
" Une des premières choses que j'ai faite en reprenant la communication de l'école, a été de définir et d'harmoniser nos signatures email pour renvoyer une image vraiment pro. Et de nous en servir pour valoriser : nos cursus, nos grands rendez-vous, ainsi que des contenus à forte valeur ajoutée pour notre public."
Christine Roca, responsable communication de Skale
" Une des premières choses que j'ai faite en reprenant la communication de l'école, a été de définir et d'harmoniser nos signatures email pour renvoyer une image vraiment pro. Et de nous en servir pour valoriser : nos cursus, nos grands rendez-vous, ainsi que des contenus à forte valeur ajoutée pour notre public."
Christine Roca, responsable communication de Skale
CommunicationS cibléeS
CommunicationS cibléeS
Cas d’usages et exemples concrets
Afin de vous aider dans votre mission de communication, Sigilium a sélectionné pour vous un ensemble d'exemples répondant à des thématiques récurrentes et des cas d’usage concrets.
Cas d’usages et exemples concrets
Afin de vous aider dans votre mission de communication, Sigilium a sélectionné pour vous un ensemble d'exemples répondant à des thématiques récurrentes et des cas d’usage concrets.
Valoriser l'excellence de ses cursus d'apprentissage
Avec un objectif clair de notoriété et de réassurance sur l’excellence de ses cursus d’apprentissage l’EDHEC communique chaque année sur la qualité de son classement (ranking) à la fois au niveau national, et au niveau international de ses différentes fillières.
Des chiffres qui font leur effet !
Valoriser l'excellence de ses cursus d'apprentissage
Avec un objectif clair de notoriété et de réassurance sur l’excellence de ses cursus d’apprentissage l’EDHEC communique chaque année sur la qualité de son classement (ranking) à la fois au niveau national, et au niveau international de ses différentes fillières.
Des chiffres qui font leur effet !
Donner visibilité et impact aux portes ouvertes
Moment clé de l'année, les portes ouvertes sont un événement sur lequel appuyer et insister auprès de tous les interlocuteurs.
La force de l’e-mail media, c’est la volume des échange et donc la répétition du message qui permet sa mémorisation. "Ah oui, c’est vrai c’est tel jour… ça m’intéresse je m’inscris ou je bloque la date dans mon agenda."
Donner visibilité et impact aux portes ouvertes
Moment clé de l'année, les portes ouvertes sont un événement sur lequel appuyer et insister auprès de tous les interlocuteurs.
La force de l’e-mail media, c’est la volume des échange et donc la répétition du message qui permet sa mémorisation. "Ah oui, c’est vrai c’est tel jour… ça m’intéresse je m’inscris ou je bloque la date dans mon agenda."
Mettre en avant les différentes formations proposées
Chaque école développe plusieurs cursus spécialisés, mais tous ne sont pas forcément connus du grand public et des entreprises partenaires. C'est l'occasion de les mettre en avant, notamment lors de l'ouverture de nouvelles propositions d'études.
Les signatures sont un excellent moyen récurrent de les présenter.
Mettre en avant les différentes formations proposées
Chaque école développe plusieurs cursus spécialisés, mais tous ne sont pas forcément connus du grand public et des entreprises partenaires. C'est l'occasion de les mettre en avant, notamment lors de l'ouverture de nouvelles propositions d'études.
Les signatures sont un excellent moyen récurrent de les présenter.
Partager les nouveautés pour les élèves ou praticiens
La formation des équipes, c'est aussi un sujet récurrent pour tous les secteurs, dans les entreprises ou les associations. Dans cet exemple, les médecins et praticiens du secteur de la santé, se forment pour continuer à être à la page. Un besoin incontournable.
Voici un exemple de communication efficace où les équipes d'Eduprat partagent de nouvelles formations chaque mois.
Partager les nouveautés pour les élèves ou praticiens
La formation des équipes, c'est aussi un sujet récurrent pour tous les secteurs, dans les entreprises ou les associations. Dans cet exemple, les médecins et praticiens du secteur de la santé, se forment pour continuer à être à la page. Un besoin incontournable.
Voici un exemple de communication efficace où les équipes d'Eduprat partagent de nouvelles formations chaque mois.
Mettre en avant ses convictions et engagements
Les signatures email sont aussi un espace parfait pour mettre en avant sa vision : c'est à dire ses convictions, la différence d'approche de l'école dans sa manière d'enseigner une matière et ses applications concrètes. Ou comment embrasser les nouveaux défis qui s'annoncent.
C'est ce que fait l'école Skale dans cet exemple.
Mettre en avant ses convictions et engagements
Les signatures email sont aussi un espace parfait pour mettre en avant sa vision : c'est à dire ses convictions, la différence d'approche de l'école dans sa manière d'enseigner une matière et ses applications concrètes. Ou comment embrasser les nouveaux défis qui s'annoncent.
C'est ce que fait l'école Skale dans cet exemple.
Fédérer les Alumnis et développer le réseau professionnel
Les échanges email avec les élèves sont un moyen perenne de construire un réseau solide d'Alumnis. On voit la force des réseaux des grandes écoles dans le monde du travail, où les promos se croisent et se cooptent.
Construire une communauté d'anciens élèves est un enjeu clé pour les écoles. Et communiquer sur des rendez-vous réguliers permet de créer ces liens.
Fédérer les Alumnis et développer le réseau professionnel
Les échanges email avec les élèves sont un moyen perenne de construire un réseau solide d'Alumnis. On voit la force des réseaux des grandes écoles dans le monde du travail, où les promos se croisent et se cooptent.
Construire une communauté d'anciens élèves est un enjeu clé pour les écoles. Et communiquer sur des rendez-vous réguliers permet de créer ces liens.
Collecter la taxe d’apprentissage
Dans les grands enjeux financiers des écoles, il y a un exercice qui revient chaque année, c’est la collecte de la taxe d’apprentissage. Elle se fait auprès des entreprises, qui peuvent choisir à qui elle l’attribuent. Le role de l’école est donc d’attirer ces montants en échangeant avec les entreprises. C’est un excellent moyen de nouer une relation gagnante avec des entreprises et de créer des débouchés intéressants pour les élèves comme pour les entreprises.
Collecter la taxe d’apprentissage
Dans les grands enjeux financiers des écoles, il y a un exercice qui revient chaque année, c’est la collecte de la taxe d’apprentissage. Elle se fait auprès des entreprises, qui peuvent choisir à qui elle l’attribuent. Le role de l’école est donc d’attirer ces montants en échangeant avec les entreprises. C’est un excellent moyen de nouer une relation gagnante avec des entreprises et de créer des débouchés intéressants pour les élèves comme pour les entreprises.
Répondre aux (vraies) questions des futurs élèves
Le passage à Parcoursup a été une révolution qui n'est pas terminée. Beaucoup de futurs étudiants et leurs parents ont besoin d'y voir plus clair et de trouver des réponses à leurs questions. Communiquer sur les sujets qui les animent est un vrai avantage en amont des inscriptions.
La question de l'age et de la possibilité des études est également un sujet sur lequel il y a beaucoup besoin de réponses.
Répondre aux (vraies) questions des futurs élèves
Le passage à Parcoursup a été une révolution qui n'est pas terminée. Beaucoup de futurs étudiants et leurs parents ont besoin d'y voir plus clair et de trouver des réponses à leurs questions. Communiquer sur les sujets qui les animent est un vrai avantage en amont des inscriptions.
La question de l'age et de la possibilité des études est également un sujet sur lequel il y a beaucoup besoin de réponses.
Utiliser (aussi) les signatures en communication interne
Si les actions présentées plus haut dans cet article, traduisent des enjeux de communication externe de l’école. Il est également intéressant d’envisager cet espace comme un vrai media de communication interne.
Cela permet de mettre en avant des actions de telle ou telle équipe, de faire connaitre des initiatives locales, de rappeler des messages important aux équipes. Mais aussi de faire remonter de l’information via des sondages. Un sujet dont les équipes RH s’emparent pour prendre la température des équipes et de leur engagement dans le projet commun.
A noter : l’intégration de Sigilium avec Microsoft 365 permet de gérer automatiquement un dispatch des communications selon que c’est un message interne ou externe.
Utiliser (aussi) les signatures en communication interne
Si les actions présentées plus haut dans cet article, traduisent des enjeux de communication externe de l’école. Il est également intéressant d’envisager cet espace comme un vrai media de communication interne.
Cela permet de mettre en avant des actions de telle ou telle équipe, de faire connaitre des initiatives locales, de rappeler des messages important aux équipes. Mais aussi de faire remonter de l’information via des sondages. Un sujet dont les équipes RH s’emparent pour prendre la température des équipes et de leur engagement dans le projet commun.
A noter : l’intégration de Sigilium avec Microsoft 365 permet de gérer automatiquement un dispatch des communications selon que c’est un message interne ou externe.
COMMENT RÉUSSIR SON PROJET ?
COMMENT RÉUSSIR SON PROJET ?
Synchroniser son annuaire
Si vous avez une source de données à jour, tel qu'un annuaire Entra ID, un annuaire Google ou un SIRH, par exemple Lucca, il est précieux de pouvoir le connecter à Sigilium.
Cela a plusieurs avantages :
avoir des coordonnées bien à jour dans les signatures
reporter les changements de statut, poste, entité
gérer l'onboarding automatique des collaborateurs
gérer l'off-boarding auto également
que les collaborateurs n'aient rien à faire
Retrouver la documentation et le tuto video.
Synchroniser son annuaire
Si vous avez une source de données à jour, tel qu'un annuaire Entra ID, un annuaire Google ou un SIRH, par exemple Lucca, il est précieux de pouvoir le connecter à Sigilium.
Cela a plusieurs avantages :
avoir des coordonnées bien à jour dans les signatures
reporter les changements de statut, poste, entité
gérer l'onboarding automatique des collaborateurs
gérer l'off-boarding auto également
que les collaborateurs n'aient rien à faire
Retrouver la documentation et le tuto video.
Créer un design simple focalisé sur le message
Les signatures les plus efficaces sont celles qui ne ressemblent pas à un arbre de Noel. Elles ne sont pas non plus un espace de CV.
Elles ont un role qui est de valoriser les communications, incarner le message principal (l'email) et de permettre à l'interlocuteur de cliquer facilement pour en savoir plus ou prendre un action.
Créer un design simple focalisé sur le message
Les signatures les plus efficaces sont celles qui ne ressemblent pas à un arbre de Noel. Elles ne sont pas non plus un espace de CV.
Elles ont un role qui est de valoriser les communications, incarner le message principal (l'email) et de permettre à l'interlocuteur de cliquer facilement pour en savoir plus ou prendre un action.
Segmenter les communications
C'est la clé pour une communication efficace, c'est que chaque équipe relaie un contenu approprié, dédié à son type d'interlocuteur principal. Et il y a de nombreuses manières de faire.
Vous pouvez dispatcher facilement des messages selon les campus, les filières ou les écoles si vous êtes un groupe scolaire avec différentes écoles.
Segmenter les communications
C'est la clé pour une communication efficace, c'est que chaque équipe relaie un contenu approprié, dédié à son type d'interlocuteur principal. Et il y a de nombreuses manières de faire.
Vous pouvez dispatcher facilement des messages selon les campus, les filières ou les écoles si vous êtes un groupe scolaire avec différentes écoles.
Bénéfices concrets de Sigilium
Cohérence de marque
Cohérence de marque
Une image pro
Une image pro
Marketing ciblé
Marketing ciblé
Le gain de temps
Le gain de temps
Visibilité générée
Visibilité générée
Pas encore utilisateur ?
Bénéficiez de 14 jours de test sans engagement. Lancez-vous et aidez vos équipes à performer.
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© 2024 Sigilium. Tous droits réservés.
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