Success Story
Comment gérer les signatures email de +90 agences franchisées
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Comment gérer les signatures email de +90 agences franchisées
Chiffres clés
+600
Collaborateurs
90
Agences
+70
Campagnes déployées
100%
signatures unifiées
Chiffres clés
+600
Collaborateurs
90
Agences
+70
Campagnes déployées
100%
signatures unifiées
À propos
Espaces Atypiques est un groupe français constitué d’un réseau d'agences, expertes en immobilier contemporain.
Elle compte aujourd’hui 95 agences réparties sur le territoire français, et de nombreux partenaires à travers le monde.
Les métiers des 600 collaborateurs sont ceux de la vente, de la location. Les agences sont à la fois indépendantes, avec une approche et une expertise locale très appréciée et profitent de l’image d’excellence véhiculée par la marque Espaces Atypiques.
Les échanges email directs étant nombreux avec le client, il est essentiel de soigner l’image véhiculée, ainsi que les messages adressés par chaque agence. Autant de raisons de passer à un pilotage centralisé des signatures email avec Sigilium.
À propos
Espaces Atypiques est un groupe français constitué d’un réseau d'agences, expertes en immobilier contemporain.
Elle compte aujourd’hui 95 agences réparties sur le territoire français, et de nombreux partenaires à travers le monde.
Les métiers des 600 collaborateurs sont ceux de la vente, de la location. Les agences sont à la fois indépendantes, avec une approche et une expertise locale très appréciée et profitent de l’image d’excellence véhiculée par la marque Espaces Atypiques.
Les échanges email directs étant nombreux avec le client, il est essentiel de soigner l’image véhiculée, ainsi que les messages adressés par chaque agence. Autant de raisons de passer à un pilotage centralisé des signatures email avec Sigilium.
" Passer d'une gestion manuelle des signatures email, à un pilotage centralisé automatique avec Sigilium, a été une vraie révolution ! Et un atout majeur au moment où les agences se sont multipliées. "
Armelle d'Esquerre, Responsable communication
" Passer d'une gestion manuelle des signatures email, à un pilotage centralisé automatique avec Sigilium, a été une vraie révolution ! Et un atout majeur au moment où les agences se sont multipliées. "
Armelle d'Esquerre, Responsable communication
challenge 1 : Automatiser la gestion des signatures email
Etat des lieux initial
Jusque là, l’équipe communication créait de manière manuellle une signature sous forme d'image, pour chaque nouvel utilisateur.
La limite : le temps alloué ! Surtout avec les recrutements réguliers et le besoin de re-générer chaque signature lors de l’évolution d'un employé ou pour ajouter un message événementiel ponctuel.
La gestion étant chronophage, ajouter un message aux signatures email devenait une vraie contrainte et ce media était sous-utilisé (quelques fois par an) car l'installation et la mise à jour nécessitait d'être (très) volontaire pour que cela fonctionne.
Etat des lieux initial
Jusque là, l’équipe communication créait de manière manuellle une signature sous forme d'image, pour chaque nouvel utilisateur.
La limite : le temps alloué ! Surtout avec les recrutements réguliers et le besoin de re-générer chaque signature lors de l’évolution d'un employé ou pour ajouter un message événementiel ponctuel.
La gestion étant chronophage, ajouter un message aux signatures email devenait une vraie contrainte et ce media était sous-utilisé (quelques fois par an) car l'installation et la mise à jour nécessitait d'être (très) volontaire pour que cela fonctionne.
Solution et mise en place
Le premier objectif a été d'identifier une solution pour gérer les signatures email de manière centralisée, avec une intégration native à Gmail. D'où le choix de Sigilium. Puis de la déployer :
En amont du déploiement : lors de l'import initial toutes les signatures et la segmentation ont été générées. Au lancement, chacun des utilisateurs a pu prévisualiser sa nouvelle signature et vérifier ses coordonnées.
Le jour J : le déploiement s’est effectué automatiquement dans toutes les messageries Gmail, une mise en place transparente pour les équipes.
Les utilisateurs habitués à utiliser leur messagerie Mail ou Outlook (plutôt que Gmail) ont pu aussi bénéficier d’une signatures synchronisée et conserver leur messagerie habituelle. Ce qui est un véritable atout pour un réseau d'agences avec des usages disparates !
Solution et mise en place
Le premier objectif a été d'identifier une solution pour gérer les signatures email de manière centralisée, avec une intégration native à Gmail. D'où le choix de Sigilium. Puis de la déployer :
En amont du déploiement : lors de l'import initial toutes les signatures et la segmentation ont été générées. Au lancement, chacun des utilisateurs a pu prévisualiser sa nouvelle signature et vérifier ses coordonnées.
Le jour J : le déploiement s’est effectué automatiquement dans toutes les messageries Gmail, une mise en place transparente pour les équipes.
Les utilisateurs habitués à utiliser leur messagerie Mail ou Outlook (plutôt que Gmail) ont pu aussi bénéficier d’une signatures synchronisée et conserver leur messagerie habituelle. Ce qui est un véritable atout pour un réseau d'agences avec des usages disparates !
Avantages pour le Siège
Coté Communication
un gain de temps considérable de gestion
le passage à des signatures HTML dynamiques
avec des liens différenciésla planification des campagnes
le déploiement automatique des messages
la segmentation par agence des communications
la mesure des retours : le traffic généré
En savoir plus sur la segmentation
Coté RH
l'onboarding automatique des nouveaux : à chaque nouveau collaborateur créé sur Google Workspace, une signature est ajoutée automatiquement. Il dispose d’une signature directement disponible dès sa première heure de travail.
Avantages pour le Siège
Coté Communication
un gain de temps considérable de gestion
le passage à des signatures HTML dynamiques
avec des liens différenciésla planification des campagnes
le déploiement automatique des messages
la segmentation par agence des communications
la mesure des retours : le traffic généré
En savoir plus sur la segmentation
Coté RH
l'onboarding automatique des nouveaux : à chaque nouveau collaborateur créé sur Google Workspace, une signature est ajoutée automatiquement. Il dispose d’une signature directement disponible dès sa première heure de travail.
Avantages pour chaque agence
Le passage à des signatures email HTML dynamiques
Des liens différenciés (image statique avant)
La valorisation d'actualités et d'offres ciblées
La recommandation client : chaque agence peut valoriser ses avis clients, consultables directement.
La prise de rendez-vous intégrée : pour engager les contacts depuis la signature email
Avantages pour chaque agence
Le passage à des signatures email HTML dynamiques
Des liens différenciés (image statique avant)
La valorisation d'actualités et d'offres ciblées
La recommandation client : chaque agence peut valoriser ses avis clients, consultables directement.
La prise de rendez-vous intégrée : pour engager les contacts depuis la signature email
challenge 2 : déployer la nouvelle identité
Basculer sur la nouvelle image de marque
L’agence 4uatre, en charge de la création de la nouvelle identité d'Espaces Atypiques, a imaginé un nouveau modèle de signature email.
La simplicité du design permet une adaptation aux usages (champs à longueurs variées selon les utilisateurs) et aux messageries (compatibilité technique).
Basculer sur la nouvelle image de marque
L’agence 4uatre, en charge de la création de la nouvelle identité d'Espaces Atypiques, a imaginé un nouveau modèle de signature email.
La simplicité du design permet une adaptation aux usages (champs à longueurs variées selon les utilisateurs) et aux messageries (compatibilité technique).
Avantages concrets
Une image uniforme
Une image uniforme
Communciations ciblées
Communciations ciblées
Un gain de temps
Un gain de temps
Moins de support
Moins de support
Un onboarding auto
Un onboarding auto
Grâce aux signatures email Sigilium il a été possible :
COTE DESIGN
De passer facilement d’une maquette statique à un template dynamique
De tester le rendu d’un nouveau template, tout en continuant à utiliser l'ancien par toute l’entreprise.
De prévoir finement le rendu typographique selon l’interlocuteur. La police imaginée par l’agence n’étant pas toujours installée par défaut sur les postes des interlocuteurs. Sigilium a aussi permis de définir une police de remplacement.
COTE DÉPLOIEMENT
De planifier la bascule sur la nouvelle identité le jour J.
De déployer les nouvelles signatures de manière transparente pour les 90 agences : le matin du lancement, tous les utilisateurs on pu avoir dans leur messagerie directement la nouvelle signature email à jour et prête à l'emploi.
COTE MARKETING
De piloter des communications selon les agences.
De mesurer leur visibilité, l'engagement généré et le traffic apporté sur les pages du site par les messages des signatures email.
De retrouver ce traffic Google Analytics, pour pouvoir suivre les parcours.
En savoir plus sur la segmentation
En savoir plus sur les possibilités de design
Grâce aux signatures email Sigilium il a été possible :
COTE DESIGN
De passer facilement d’une maquette statique à un template dynamique
De tester le rendu d’un nouveau template, tout en continuant à utiliser l'ancien par toute l’entreprise.
De prévoir finement le rendu typographique selon l’interlocuteur. La police imaginée par l’agence n’étant pas toujours installée par défaut sur les postes des interlocuteurs. Sigilium a aussi permis de définir une police de remplacement.
COTE DÉPLOIEMENT
De planifier la bascule sur la nouvelle identité le jour J.
De déployer les nouvelles signatures de manière transparente pour les 90 agences : le matin du lancement, tous les utilisateurs on pu avoir dans leur messagerie directement la nouvelle signature email à jour et prête à l'emploi.
COTE MARKETING
De piloter des communications selon les agences.
De mesurer leur visibilité, l'engagement généré et le traffic apporté sur les pages du site par les messages des signatures email.
De retrouver ce traffic Google Analytics, pour pouvoir suivre les parcours.
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Chiffres clés
+600
Collaborateurs
90
Agences
+70
Campagnes déployées
100%
signatures unifiées
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+600
Collaborateurs
90
Agences
+70
Campagnes déployées
100%
signatures unifiées
À propos
Motul est une entreprise industrielle française qui conçoit, élabore et distribue des lubrifiants pour moteurs (deux-roues, automobiles et autres véhicules) à destination du marché grand public (BtoC). Le groupe international développe également des produits et une expertise de pointe pour l'industrie à travers son activité MotulTech (BtoB).
Très vite après la création de Sigilium, les équipes Motul ont adopté le service de signature email synchronisées pour avoir une uniformité dans l’image de marque véhiculée auprès de tous les interlocuteurs du groupe.
Avec un enjeux important : Motul étant présent dans de nombreux pays, il lui fallait un outil très simple avec une gestion automatisée et une intégration native avec ses outils de messagerie.
À propos
Motul est une entreprise industrielle française qui conçoit, élabore et distribue des lubrifiants pour moteurs (deux-roues, automobiles et autres véhicules) à destination du marché grand public (BtoC). Le groupe international développe également des produits et une expertise de pointe pour l'industrie à travers son activité MotulTech (BtoB).
Très vite après la création de Sigilium, les équipes Motul ont adopté le service de signature email synchronisées pour avoir une uniformité dans l’image de marque véhiculée auprès de tous les interlocuteurs du groupe.
Avec un enjeux important : Motul étant présent dans de nombreux pays, il lui fallait un outil très simple avec une gestion automatisée et une intégration native avec ses outils de messagerie.
Accompagner le changement de système de messagerie
Motul centralise depuis 2015 la gestion de ses signatures email avec Sigilium. Cela pour l’ensemble de ses filiales réparties à travers le monde. Le déploiement initial des signatures email a été fait sur Google Workspace de manière automatisée. Les utilisateurs utilisaient tous la messagerie Gmail.
Passer de Gmail à Outlook
Suite à une décision des équipes IT, l’ensemble des utilisateurs est passé sur l’environnement Microsoft, et donc à la messagerie Outlook sur PC (et sur Mac pour certains utilisateurs).
Accompagner le changement de système de messagerie
Motul centralise depuis 2015 la gestion de ses signatures email avec Sigilium. Cela pour l’ensemble de ses filiales réparties à travers le monde. Le déploiement initial des signatures email a été fait sur Google Workspace de manière automatisée. Les utilisateurs utilisaient tous la messagerie Gmail.
Passer de Gmail à Outlook
Suite à une décision des équipes IT, l’ensemble des utilisateurs est passé sur l’environnement Microsoft, et donc à la messagerie Outlook sur PC (et sur Mac pour certains utilisateurs).
" Passer d'une gestion manuelle des signatures email, à un pilotage centralisé automatique avec Sigilium, a été une vraie révolution ! Et un atout majeur au moment où les agences se sont multipliées. "
Armelle d'Esquerre, Responsable communication
" Passer d'une gestion manuelle des signatures email, à un pilotage centralisé automatique avec Sigilium, a été une vraie révolution ! Et un atout majeur au moment où les agences se sont multipliées. "
Armelle d'Esquerre, Responsable communication
Une transition transparente
Développée pour de nombreuses messageries et CRM, Sigilium a permis aux équipes IT de basculer d’un environnement à l’autre de manière transparente pour les signatures emails des utilisateurs.
Concrètement,
La plateforme de gestion centralisée est restée la même pour les équipes Marketing.
Les changements lourds initiés par l’IT ont pu être menés progressivement, sans impacter ni le design des signatures ni la diffusion centralisée des campagnes.
Pendant la periode de transition, les signatures emails étaient mises à jour sur Gmail et sur Outlook.
Avantages de l'approche Sigilium
Sigilium propose une intégration native sur Outlook, avec ou sans licence Microsoft 365. L'installation se fait au niveau du client de messagerie uniquement. Ce qui permet de gérer facilement les signatures meme dans un envrionnement de messageries hétérogènes, comme c'est le cas lors de la transition d'un système à l'autre.
Une transition transparente
Développée pour de nombreuses messageries et CRM, Sigilium a permis aux équipes IT de basculer d’un environnement à l’autre de manière transparente pour les signatures emails des utilisateurs.
Concrètement,
La plateforme de gestion centralisée est restée la même pour les équipes Marketing.
Les changements lourds initiés par l’IT ont pu être menés progressivement, sans impacter ni le design des signatures ni la diffusion centralisée des campagnes.
Pendant la periode de transition, les signatures emails étaient mises à jour sur Gmail et sur Outlook.
Avantages de l'approche Sigilium
Sigilium propose une intégration native sur Outlook, avec ou sans licence Microsoft 365. L'installation se fait au niveau du client de messagerie uniquement. Ce qui permet de gérer facilement les signatures meme dans un envrionnement de messageries hétérogènes, comme c'est le cas lors de la transition d'un système à l'autre.
Chiffres clés
+600
Collaborateurs
90
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+70
Campagnes déployées
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Chiffres clés
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100%
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À propos
Planity est une entreprise spécialisée dans la prise de rendez-vous en ligne pour les salons de coiffure et instituts de beauté. Depuis sa création, elle a connu une croissance rapide, ce qui a nécessité des solutions pour structurer ses opérations internes, notamment la gestion des signatures e-mails des collaborateurs.
C'est dans ce cadre que Planity a choisi Sigilium, pour garantir l'uniformisation des signatures et améliorer l'expérience utilisateur, tant pour les salariés que pour leurs interlocuteurs.
À propos
Planity est une entreprise spécialisée dans la prise de rendez-vous en ligne pour les salons de coiffure et instituts de beauté. Depuis sa création, elle a connu une croissance rapide, ce qui a nécessité des solutions pour structurer ses opérations internes, notamment la gestion des signatures e-mails des collaborateurs.
C'est dans ce cadre que Planity a choisi Sigilium, pour garantir l'uniformisation des signatures et améliorer l'expérience utilisateur, tant pour les salariés que pour leurs interlocuteurs.
" Passer d'une gestion manuelle des signatures email, à un pilotage centralisé automatique avec Sigilium, a été une vraie révolution ! Et un atout majeur au moment où les agences se sont multipliées. "
Armelle d'Esquerre, Responsable communication
" Passer d'une gestion manuelle des signatures email, à un pilotage centralisé automatique avec Sigilium, a été une vraie révolution ! Et un atout majeur au moment où les agences se sont multipliées. "
Armelle d'Esquerre, Responsable communication
Challenges
Optimiser l'intégration des nouveaux collaborateurs : Planity intègre régulièrement entre 10 et 15 nouveaux collaborateurs chaque mois. L'entreprise cherchait à réduire le temps consacré à ces intégrations tout en garantissant la cohérence des signatures e-mails dès le premier jour.
Uniformiser l’image de marque : avant d’utiliser Sigilium, les signatures e-mails variaient d’un service à l’autre : formats non harmonisés, images non optimisées. Planity avait besoin d'une solution pour centraliser et normaliser cette partie essentielle de sa communication.
Simplifier la gestion technique : des incompatibilités avec certains appareils, comme les iPads et iPhones, compliquaient la gestion des signatures. Sigilium devait répondre à ces défis techniques tout en facilitant la synchronisation des signatures.
Challenges
Optimiser l'intégration des nouveaux collaborateurs : Planity intègre régulièrement entre 10 et 15 nouveaux collaborateurs chaque mois. L'entreprise cherchait à réduire le temps consacré à ces intégrations tout en garantissant la cohérence des signatures e-mails dès le premier jour.
Uniformiser l’image de marque : avant d’utiliser Sigilium, les signatures e-mails variaient d’un service à l’autre : formats non harmonisés, images non optimisées. Planity avait besoin d'une solution pour centraliser et normaliser cette partie essentielle de sa communication.
Simplifier la gestion technique : des incompatibilités avec certains appareils, comme les iPads et iPhones, compliquaient la gestion des signatures. Sigilium devait répondre à ces défis techniques tout en facilitant la synchronisation des signatures.
Solution
Synchronisation intuitive avec Gmail et Payfit : Sigilium s'est parfaitement intégré aux outils déjà en place chez Planity, comme Gmail, iPhone, iPad et Payfit. Cette compatibilité a simplifié la gestion des signatures, ce qui a permis à l’équipe RH de fluidifier le processus.
Uniformisation en quelques clics : après la validation du modèle de signature, l’équipe Planity a pu synchroniser les signatures e-mails en quelques minutes, garantissant une cohérence totale dans tous les services et pays.
Gestion simplifiée : la fonction de mise à jour automatique a permis à l’équipe RH de gagner un temps considérable lors de l'intégration des nouveaux employés. Les nouvelles signatures étaient prêtes dès le premier jour d’arrivée.
Solution
Synchronisation intuitive avec Gmail et Payfit : Sigilium s'est parfaitement intégré aux outils déjà en place chez Planity, comme Gmail, iPhone, iPad et Payfit. Cette compatibilité a simplifié la gestion des signatures, ce qui a permis à l’équipe RH de fluidifier le processus.
Uniformisation en quelques clics : après la validation du modèle de signature, l’équipe Planity a pu synchroniser les signatures e-mails en quelques minutes, garantissant une cohérence totale dans tous les services et pays.
Gestion simplifiée : la fonction de mise à jour automatique a permis à l’équipe RH de gagner un temps considérable lors de l'intégration des nouveaux employés. Les nouvelles signatures étaient prêtes dès le premier jour d’arrivée.
Avantages
+ 2 heures de gain de temps lors de l'intégration des nouveaux salariés grâce à l’automatisation des signatures.
100 % de signatures uniformisées à travers les différents services et territoires (France, Allemagne, Belgique).
Réduction significative des erreurs de signatures, notamment sur les appareils mobiles (iPhone, iPad).
Avantages
+ 2 heures de gain de temps lors de l'intégration des nouveaux salariés grâce à l’automatisation des signatures.
100 % de signatures uniformisées à travers les différents services et territoires (France, Allemagne, Belgique).
Réduction significative des erreurs de signatures, notamment sur les appareils mobiles (iPhone, iPad).
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