Des equipes techniquesSi découvrent un projet facile à mettre en place pour les signatures email, grâce aux guides Sigilium

Guide

Comment embarquer l'équipe IT dans le pilotage des signatures email ?

C'est très simple, voici nos tips 2025 !

Guide

Comment embarquer l'équipe IT dans le pilotage des signatures email ?

C'est très simple, voici nos tips 2025 !

1. Choisissez et éditez votre template

Sigilium met à votre disposition différents templates de signature email. Ils sont tous dynamiques (ils intègrent une puissante logique) et paramétrables. Choisissez celui qui vous convient. Prévisualisez le rendu. Appliquez-le aux signatures.

Personnalisez les champs :

  • Définissez le logo et les couleurs utilisées

  • Définissez les sites et réseaux associés à chaque entité

  • Permettez d'ajouter des portraits

  • Ajoutez la prise de rendez-vous directe



Profitez de notre éditeur HTML

Mettez à profit vos compétences et votre créativité. Si vous souhaitez modifier des variables à partir d'un template existant ou coder votre propre template, c'est possible ! Sigilium vous permet de tester et prévisualiser votre travail avant de l'appliquer à toute ou partie des utilisateurs.



Ou optez pour l'intégration sur-mesure

Vous avez bâti un template de signature en interne ou avec votre agence ? Nous pouvons l’intégrer. Préparer une signature email fonctionnelle nécessite de valider un certain nombre de contraintes.

Voici un article / une check-list qui vous aidera à vérifier que tout est OK pour l’intégration !

1. Choisissez et éditez votre template

Sigilium met à votre disposition différents templates de signature email. Ils sont tous dynamiques (ils intègrent une puissante logique) et paramétrables. Choisissez celui qui vous convient. Prévisualisez le rendu. Appliquez-le aux signatures.

Personnalisez les champs :

  • Définissez le logo et les couleurs utilisées

  • Définissez les sites et réseaux associés à chaque entité

  • Permettez d'ajouter des portraits

  • Ajoutez la prise de rendez-vous directe



Profitez de notre éditeur HTML

Mettez à profit vos compétences et votre créativité. Si vous souhaitez modifier des variables à partir d'un template existant ou coder votre propre template, c'est possible ! Sigilium vous permet de tester et prévisualiser votre travail avant de l'appliquer à toute ou partie des utilisateurs.



Ou optez pour l'intégration sur-mesure

Vous avez bâti un template de signature en interne ou avec votre agence ? Nous pouvons l’intégrer. Préparer une signature email fonctionnelle nécessite de valider un certain nombre de contraintes.

Voici un article / une check-list qui vous aidera à vérifier que tout est OK pour l’intégration !

2. Pilotez l'image de marque de différentes entités

Vous avez plusieurs marques ou entités au sein de votre entreprise ? Depuis le même compte vous pouvez piloter l’image de marque de chacune.

Définissez un template commun avec des variations selon les marques, ou définissez un template par marque.

En quelques minutes, paramétrez les éléments de chaque marque/entité : logo, site internet, réseaux sociaux, coordonnées...

2. Pilotez l'image de marque de différentes entités

Vous avez plusieurs marques ou entités au sein de votre entreprise ? Depuis le même compte vous pouvez piloter l’image de marque de chacune.

Définissez un template commun avec des variations selon les marques, ou définissez un template par marque.

En quelques minutes, paramétrez les éléments de chaque marque/entité : logo, site internet, réseaux sociaux, coordonnées...

3. Déployez un changement d’identité

Près de 40% des entreprises qui utilisent Sigilium pour centraliser la gestion de leurs signatures email, ont fait évoluer leur identité au cours des quatre dernières années.

La puissance de la gestion centralisée, vous permet d’effectuer un changement et de le déployer à l'ensemble des utilisateurs concernés, en moins de 3 minutes.

Cas clients
Changements d’identité, de nomenclature d’emails, gestion des franchisés, rachats/fusion de plusieurs marques :
Découvrez quelques cas clients et comment ils ont piloté et déployé ces changements, très simplement.

Découvrir des cas client

3. Déployez un changement d’identité

Près de 40% des entreprises qui utilisent Sigilium pour centraliser la gestion de leurs signatures email, ont fait évoluer leur identité au cours des quatre dernières années.

La puissance de la gestion centralisée, vous permet d’effectuer un changement et de le déployer à l'ensemble des utilisateurs concernés, en moins de 3 minutes.

Cas clients
Changements d’identité, de nomenclature d’emails, gestion des franchisés, rachats/fusion de plusieurs marques :
Découvrez quelques cas clients et comment ils ont piloté et déployé ces changements, très simplement.

Découvrir des cas client

1. Choisissez et éditez votre template

Sigilium met à votre disposition différents templates de signature email. Ils sont tous dynamiques (ils intègrent une puissante logique) et paramétrables. Choisissez celui qui vous convient. Prévisualisez le rendu. Appliquez-le aux signatures.

Personnalisez les champs :

  • Définissez le logo et les couleurs utilisées

  • Définissez les sites et réseaux associés à chaque entité

  • Permettez d'ajouter des portraits

  • Ajoutez la prise de rendez-vous directe



Profitez de notre éditeur HTML

Mettez à profit vos compétences et votre créativité. Si vous souhaitez modifier des variables à partir d'un template existant ou coder votre propre template, c'est possible ! Sigilium vous permet de tester et prévisualiser votre travail avant de l'appliquer à toute ou partie des utilisateurs.



Ou optez pour l'intégration sur-mesure

Vous avez bâti un template de signature en interne ou avec votre agence ? Nous pouvons l’intégrer. Préparer une signature email fonctionnelle nécessite de valider un certain nombre de contraintes.

Voici un article / une check-list qui vous aidera à vérifier que tout est OK pour l’intégration !

2. Pilotez l'image de marque de différentes entités

Vous avez plusieurs marques ou entités au sein de votre entreprise ? Depuis le même compte vous pouvez piloter l’image de marque de chacune.

Définissez un template commun avec des variations selon les marques, ou définissez un template par marque.

En quelques minutes, paramétrez les éléments de chaque marque/entité : logo, site internet, réseaux sociaux, coordonnées...

3. Déployez un changement d’identité

Près de 40% des entreprises qui utilisent Sigilium pour centraliser la gestion de leurs signatures email, ont fait évoluer leur identité au cours des quatre dernières années.

La puissance de la gestion centralisée, vous permet d’effectuer un changement et de le déployer à l'ensemble des utilisateurs concernés, en moins de 3 minutes.

Cas clients
Changements d’identité, de nomenclature d’emails, gestion des franchisés, rachats/fusion de plusieurs marques :
Découvrez quelques cas clients et comment ils ont piloté et déployé ces changements, très simplement.

Découvrir des cas client

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que parmi les enjeux de votre entreprise, le besoin d’une vraie automatisation dans la gestion des signatures de mail a été identifié. Bonne nouvelle, on va vous aider à reprendre la main !

Ce guide a pour objectif de vous donner toutes les clés pour mieux gérer ce media clé que sont les signatures de mail. Celles-ci sont à la fois un relai quotidien de l'identité de votre groupe, et un relai idéal (car récurrent) pour valoriser tout ce que vous faites auprès de vos clients, vos prospects et votre réseau professionnel.

Découvrez ici :

  • Les enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre

  • Des exemples de résultats concrets d'autres grands groupes

  • Comment réussir simplement la mise en place de votre projet

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que parmi les enjeux de votre entreprise, le besoin d’une vraie automatisation dans la gestion des signatures de mail a été identifié. Bonne nouvelle, on va vous aider à reprendre la main !

Ce guide a pour objectif de vous donner toutes les clés pour mieux gérer ce media clé que sont les signatures de mail. Celles-ci sont à la fois un relai quotidien de l'identité de votre groupe, et un relai idéal (car récurrent) pour valoriser tout ce que vous faites auprès de vos clients, vos prospects et votre réseau professionnel.

Découvrez ici :

  • Les enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre

  • Des exemples de résultats concrets d'autres grands groupes

  • Comment réussir simplement la mise en place de votre projet

10 enjeux des grands groupes

Le nombre important d'équipes implique la mise en place de règles claires et d'automatisation. L’email n’échappe pas à la règle, c’est d'ailleurs le premier outil de travail de l’employé. Et sa signature email, vient confirmer et attester son appartenance à l’entreprise. Il est donc essentiel, d’automatiser la création de la signature de mail, dès qu’une adresse email est créée.

Voici une liste de 10 enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre en passant par une plateforme de gestion centralisée telle que Sigilium pour automatiser la gestion de vos signatures de mail.

10 enjeux des grands groupes

Le nombre important d'équipes implique la mise en place de règles claires et d'automatisation. L’email n’échappe pas à la règle, c’est d'ailleurs le premier outil de travail de l’employé. Et sa signature email, vient confirmer et attester son appartenance à l’entreprise. Il est donc essentiel, d’automatiser la création de la signature de mail, dès qu’une adresse email est créée.

Voici une liste de 10 enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre en passant par une plateforme de gestion centralisée telle que Sigilium pour automatiser la gestion de vos signatures de mail.

  • La gestion automatisée des utilisateurs, à partir d’une source unique (SIRH ou Annuaire)

  • La mise en place transparente de signatures dynamiques

  • Le déploiement de communications ciblées

  • La segmentation des messages relayés

  • La mesure et le suivi de leurs résultats

  • La gestion simple du design, par des profils métier (non techniques)

  • La gestion précise des accès (qui a le droit de faire quoi)

  • La limitation de l’impact (carbone) de ses actions

  • La gestion de évolutions dans l’identité de la marque

  • L'uniformité des signatures sur l'ensemble des outils, (CRM, Support…)

  • La gestion automatisée des utilisateurs, à partir d’une source unique (SIRH ou Annuaire)

  • La mise en place transparente de signatures dynamiques

  • Le déploiement de communications ciblées

  • La segmentation des messages relayés

  • La mesure et le suivi de leurs résultats

  • La gestion simple du design, par des profils métier (non techniques)

  • La gestion précise des accès (qui a le droit de faire quoi)

  • La limitation de l’impact (carbone) de ses actions

  • La gestion de évolutions dans l’identité de la marque

  • L'uniformité des signatures sur l'ensemble des outils, (CRM, Support…)

Ils utilisent le service au quotidien :

Solution

C’est dans cette optique, pour aider les équipes communication et marketing des entreprises, que Sigilium a créé une solution simple et efficace de gestion des signatures email. Elle permet d’harmoniser et de gérer les signatures e-mail de l’ensemble des équipes, de manière centralisée.

L’interface de Sigilium permet de définir des modèles de signature email, de les déployer de manière transparente pour relayer une image de marque cohérente sur tous les terminaux de messagerie utilisés par les équipes. Enfin la plateforme permet de délivrer des communications ciblées à ses interlocuteurs.

Solution

C’est dans cette optique, pour aider les équipes communication et marketing des entreprises, que Sigilium a créé une solution simple et efficace de gestion des signatures email. Elle permet d’harmoniser et de gérer les signatures e-mail de l’ensemble des équipes, de manière centralisée.

L’interface de Sigilium permet de définir des modèles de signature email, de les déployer de manière transparente pour relayer une image de marque cohérente sur tous les terminaux de messagerie utilisés par les équipes. Enfin la plateforme permet de délivrer des communications ciblées à ses interlocuteurs.

"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

Cas d’usages et exemples concrets

Afin de vous aider dans votre mission de communication, Sigilium a sélectionné pour vous des exemples concrets et efficaces. L'objectif : vous permettre de répondre aux besoins de vos interlocuteurs professionnels, a travers des cas d'usages récurrents.

Cas d’usages et exemples concrets

Afin de vous aider dans votre mission de communication, Sigilium a sélectionné pour vous des exemples concrets et efficaces. L'objectif : vous permettre de répondre aux besoins de vos interlocuteurs professionnels, a travers des cas d'usages récurrents.

En prospection

En prospection

  1. Valoriser son expertise et l'excellence de ses services

Un des premiers objectifs lorsqu'on veut capitaliser sur les échanges 1to1 avec ses prospects et contacts, c'est de partager son expertise et ses offres associéees.

Ici Samsic renvoie de manière intelligente vers son (large) catalogue d'offres, en appuyant sur le bénéfice et sa proposition de valeur : "on est bien ensemble."


  1. Valoriser l'excellence de ses cursus d'apprentissage

Avec un objectif clair de notoriété et de réassurance sur l’excellence de ses cursus d’apprentissage l’EDHEC communique chaque année sur la qualité de son classement (ranking) à la fois au niveau national, et au niveau international de ses différentes fillières.
Des chiffres qui font leur effet !

  1. Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrence des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez-vous.

Astuce pratique : ajouter un CTA clair pour planifier des rendez-vous sur place, permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales.



  1. Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

  1. Communiquer sur les sujets clés du moment

Que ce soit sur l'adoption et les usages permis par l'IA, ou sur les enjeux RSE, votre entreprise est attendue sur de nombreux sujets. Prendre la parole auprès de vos interlocuteurs clés et montrer votre positionnement permet de se démarquer. Et cela fait toute la différence.
Idem pour valoriser les bénéfices concrets de l'utilisation de vos services et produits.


  1. Communiquer sur les sujets clés du moment

Si l'IA est dans toutes les conversations business, montrer comment en faire une utilisation concrète et réellement appliquée, permet de se démarquer et de fait toute la différence.
C'est ce que met en avant 2Pace dans sa campagne, sur le sujet brulant des agents IA. Une campagne qui a remporté un franc succès.

  1. Décliner ses communications selon les marchés cibles

Présent dans de nombreux pays depuis +10 ans, AB Tasty décline automatiquement ses communications selon les pays dans lesquels les équipes interviennent.
Pour les équipes en charge du contenu et du marketing, la facilité à les dispatcher permet de valoriser l'expertise d'AB Tasty auprès de tous les acteurs du retail, chacun dans sa langue.
Ici une campagne déclinée entre la France, l'Allemagne, les US, et l'Asie.



  1. Décliner ses communications selon les marchés cibles

Présent dans de nombreux pays depuis +10 ans, AB Tasty décline automatiquement ses communications selon les pays dans lesquels les équipes interviennent.
Pour les équipes en charge du contenu et du marketing, la facilité à les dispatcher permet de valoriser l'expertise d'AB Tasty auprès de tous les acteurs du retail, chacun dans sa langue.
Ici une campagne déclinée entre la France, l'Allemagne, les US, et l'Asie.

5. Choisir le message en fonction de son interlocuteur

Vos commerciaux connaissent bien leurs clients, quels produits ou services ils utilisent déjà et quels sont ceux à leur proposer pour élargir le panier d'achat.
C'est pourquoi en leur donnant accès a plusieurs contenus, ils peuvent choisir celui qui sera le plus pertinent, en fonction de là où en est votre prospect dans le cycle de vente.



  1. Répondre aux (vraies) questions des prospects

Vos prospects ont des questions précises auxquelles ils cherchent des réponses pour mener à bien la mission qui leur est confiée.
Dans cette optique, embrasser ces questions pour y apporter des réponses précises est la meilleure manière de valoriser votre expertise et positionner votre entreprise comme partenaire et solution concrète à la question du moment.

  1. Faciliter les actions directes comme la prise de rendez-vous

Si on pense d'abord à ajouter un message dans les signatures de mail des équipes pour valoriser une actualité importante, vous pouvez envisager cet espace comme bon vous semble.
Ainsi proposer des actions directes telles que la prise de rendez vous est très bénéfique pour vos interlocuteurs.


  1. Donner visibilité et impact aux portes ouvertes

Moment clé de l'année, les portes ouvertes sont un événement sur lequel appuyer et insister auprès de tous les interlocuteurs.

La force de l’e-mail media, c’est la volume des échange et donc la répétition du message qui permet sa mémorisation. "Ah oui, c’est vrai c’est tel jour… ça m’intéresse je m’inscris ou je bloque la date dans mon agenda."

Auprès des clients et des partenaires

Auprès des clients et des partenaires

  1. Collecter des avis client

La collecte d'avis clients figure en bonne place dans la liste des grands enjeux pour les entreprises, que ce soit en BtoB ou en BtoC. Pouvoir s'y référer est clé, pour tout prospect qui veut s'assurer de faire le bon choix dans le service ou le produit qu'il s'apprête à acheter.
Les plateformes de comparaison de softs sont également clés pour être sélectionné dans un appel d'offre.
Il est donc important de les collecter autant que de les partager.



  1. Collecter des avis client

La collecte d'avis clients figure en bonne place dans la liste des grands enjeux pour les entreprises, que ce soit en BtoB ou en BtoC. Pouvoir s'y référer est clé, pour tout prospect qui veut s'assurer de faire le bon choix dans le service ou le produit qu'il s'apprête à acheter.
Les plateformes de comparaison de softs sont également clés pour être sélectionné dans un appel d'offre.
Il est donc important de les collecter autant que de les partager.

  1. Partager ses résultats et rapports d'activités

Dans les exercices obligatoires, celui de partager ses résultats figure en bonne place pour les grands groupes.
Les relayer dans les signatures de mail est un excellent moyen de les diffuser de manière régulière et récurrente aux interlocuteurs clés.



  1. Répondre aux (vraies) questions des prospects

Vos prospects ont des questions précises auxquelles ils cherchent des réponses pour mener à bien la mission qui leur est confiée.
Dans cette optique, embrasser ces questions pour y apporter des réponses précises est la meilleure manière de valoriser votre expertise et positionner votre entreprise comme partenaire et solution concrète à la question du moment.

  1. Valoriser ses convictions et engagements

Avoir des convictions et une marque avec un engagement sociétal fort, il faut le faire savoir ! C'est le meilleur moyen de fédérer une communauté autour de la marque.
Cela peut être en relayant des infos sur votre podcast, votre fondation, ou en rappelant des temps forts de l'année.



  1. Valoriser ses convictions et engagements

Avoir des convictions et une marque avec un engagement sociétal fort, il faut le faire savoir, et fédérer une communauté autour.
Quoi de mieux qu'un format tel que le podcast, pour partager largement ses idées, et tout ce qui existe à ceux qui sont curieux et intéressés par ces sujets ?

  1. . Partager des tips et conseils pratiques à ses contacts

Une bonne manière de valoriser son expertise et de créer du lien, voire un rendez-vous attendu, c'est de partager des conseils pratiques, des tips gratuitement. Ce que certains adorent appeler "de la valeur" sur les réseaux sociaux…
L'intérêt de le faire dans les signatures de mail, est de le faire à une audience définie et privilégiée : ici tout le réseau des installateurs des produits Nexans.


  1. Partager des tips et conseils pratiques à ses contacts

Une bonne manière de valoriser son expertise et de créer du lien, voire un rendez-vous attendu, c'est de partager des conseils pratiques, des tips gratuitement. Ce que certains adorent appeler "de la valeur" sur les réseaux sociaux…
L'intéret de le faire dans les signatures email, est de le faire à une audience définie et privilégiée : ses contacts et prospects uniquement.

  1. . Faciliter le support et l'accès aux ressources

Communiquer auprès de ses clients c'est aussi faciliter leurs démarches. Une bonne manière de faire consiste à partager et rendre facilement accessibles des aides, des ressources ou un accès aux équipes de support.
Cela permet aux utilisateurs et clients de gagner en confiance et en autonomie.




  1. . Faciliter le support et l'accès aux ressources

Communiquer auprès de ses clients c'est aussi faciliter leurs démarches. Une bonne manière de faire consiste à partager et rendre facilement accessibles des aides, des ressources ou un accès aux équipes de support.
Cela permet aux utilisateurs et clients de gagner en confiance et en autonomie.

valoriser la marque employeur

valoriser la marque employeur

  1. . Marque employeur : donnez envie de vous rejoindre !

Adressez des messages pour chacun de vos enjeux ! Les communications dans les bannières de signature email ne sont pas exclusivement réservées aux sujets business.

L'autre grand enjeu des entreprises et particulièrement des scale up, c'est de recruter les bons profils (et rapidement) pour développer une team d'experts capable d'absorber la croissance de la demande. Et capable de continuer à la stimuler.
La marque employeur est un enjeu majeur, qui n'est pas réservé aux équipes RH, mais doit etre porté par toutes les équipes. Alors donnez envie de vous rejoindre !

  1. . Marque employeur : donnez envie de vous rejoindre !

Adressez des messages pour chacun de vos enjeux ! Les communications dans les bannières de signature email ne sont pas exclusivement réservées aux sujets business.

L'autre grand enjeu des entreprises et particulièrement des scale up, c'est de recruter les bons profils (et rapidement) pour développer une team d'experts capable d'absorber la croissance de la demande. Et capable de continuer à la stimuler.
La marque employeur est un enjeu majeur, qui n'est pas réservé aux équipes RH, mais doit etre porté par toutes les équipes. Alors donnez envie de vous rejoindre !

En interne

En interne

  1. . Relayer (aussi) des messages en interne

Si les actions présentées plus haut dans cet article, traduisent des enjeux de communication externe de l’école. Il est également intéressant d’envisager cet espace comme un vrai media de communication interne.

Cela permet de mettre en avant des actions de telle ou telle équipe, de faire connaitre des initiatives locales, de rappeler des messages important aux équipes. Mais aussi de faire remonter de l’information via des sondages. Un sujet dont les équipes RH s’emparent pour prendre la température des équipes et de leur engagement dans le projet commun.

A noter : l’intégration de Sigilium avec Microsoft 365 permet de gérer automatiquement un dispatch des communications selon que c’est un message interne ou externe.

  1. . Relayer (aussi) des messages en interne

Si les actions présentées plus haut dans cet article, traduisent des enjeux de communication externe de l’école. Il est également intéressant d’envisager cet espace comme un vrai media de communication interne.

Cela permet de mettre en avant des actions de telle ou telle équipe, de faire connaitre des initiatives locales, de rappeler des messages important aux équipes. Mais aussi de faire remonter de l’information via des sondages. Un sujet dont les équipes RH s’emparent pour prendre la température des équipes et de leur engagement dans le projet commun.

A noter : l’intégration de Sigilium avec Microsoft 365 permet de gérer automatiquement un dispatch des communications selon que c’est un message interne ou externe.

COMMENT RÉUSSIR SON PROJET ?

COMMENT RÉUSSIR SON PROJET ?

La première chose à faire pour reprendre la main sur les signatures email de vos équipes est de vous créer un compte gratuit sur Sigilium et de paramétrer un template qui vous ressemble. Ensuite ajoutez vos utilisateurs et de synchronisez vos outils email : messagerie, mobile, CRM, etc.

Créer facilement un design adapté à votre charte

Les signatures les plus efficaces sont celles qui ne ressemblent pas à un arbre de Noel. Elles ne sont pas non plus un espace de CV.
Elles ont un role qui est de valoriser les communications, incarner le message principal (l'email) et de permettre à l'interlocuteur de cliquer facilement pour en savoir plus ou prendre un action.



Créer facilement un design adapté à votre charte

Les signatures les plus efficaces sont celles qui ne ressemblent pas à un arbre de Noel. Elles ne sont pas non plus un espace de CV.
Elles ont un role qui est de valoriser les communications, incarner le message principal (l'email) et de permettre à l'interlocuteur de cliquer facilement pour en savoir plus ou prendre un action.



Sycnhroniser son annuaire Entra ID ou Lucca avec Sigilium

Synchroniser l'annuaire d'utilisateurs à Sigilium

Si vous avez une source de données à jour, tel qu'un annuaire Entra ID, un annuaire Google ou un SIRH, par exemple Lucca, il est précieux de pouvoir le connecter à Sigilium.

Cela a plusieurs avantages :

  • avoir des coordonnées bien à jour dans les signatures

  • reporter les changements de statut, poste, entité

  • gérer l'onboarding automatique des collaborateurs

  • gérer l'off-boarding auto également

  • que les collaborateurs n'aient rien à faire

Retrouver la documentation et le tuto video.


Sycnhroniser son annuaire Entra ID ou Lucca avec Sigilium

Synchroniser l'annuaire d'utilisateurs à Sigilium

Si vous avez une source de données à jour, tel qu'un annuaire Entra ID, un annuaire Google ou un SIRH, par exemple Lucca, il est précieux de pouvoir le connecter à Sigilium.

Cela a plusieurs avantages :

  • avoir des coordonnées bien à jour dans les signatures

  • reporter les changements de statut, poste, entité

  • gérer l'onboarding automatique des collaborateurs

  • gérer l'off-boarding auto également

  • que les collaborateurs n'aient rien à faire

Retrouver la documentation et le tuto video.


Segmenter les messages dans les signatures email

Créer et déployer des communications ciblées

C'est la clé pour une communication efficace, c'est que chaque équipe relaie un contenu approprié, dédié à son type d'interlocuteur principal. Et il y a de nombreuses manières de faire.

Vous pouvez dispatcher facilement des messages selon les campus, les filières ou les écoles si vous êtes un groupe scolaire avec différentes écoles.

Segmenter les messages dans les signatures email

Créer et déployer des communications ciblées

C'est la clé pour une communication efficace, c'est que chaque équipe relaie un contenu approprié, dédié à son type d'interlocuteur principal. Et il y a de nombreuses manières de faire.

Vous pouvez dispatcher facilement des messages selon les campus, les filières ou les écoles si vous êtes un groupe scolaire avec différentes écoles.

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que vous n’êtes pas l’unique décisionnaire dans le projet de gestion centralisée des signatures email. Et si vous avez besoin d’ajouter un interlocuteur technique dans la boucle, le mieux est de parler son language pour qu’il comprenne ce que vous attendez de lui ou d’elle.

Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que vous n’êtes pas l’unique décisionnaire dans le projet de gestion centralisée des signatures email. Et si vous avez besoin d’ajouter un interlocuteur technique dans la boucle, le mieux est de parler son language pour qu’il comprenne ce que vous attendez de lui ou d’elle.

Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.

La checklist 2025 :

  • Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?

  • Que demander à mon responsable informatique ?

  • Quelles synchronisations faut il activer ?

  • Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l'équipe IT ?

  • Dans quel ordre faire les synchronisation ?

  • Les réponses aux questions habituelles.

La checklist 2025 :

  • Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?

  • Que demander à mon responsable informatique ?

  • Quelles synchronisations faut il activer ?

  • Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l'équipe IT ?

  • Dans quel ordre faire les synchronisation ?

  • Les réponses aux questions habituelles.

Ils l'ont fait avant vous ; )

Nous avons chaque mois de nombreux retours des équipes marketing et communication, sur la réussite du projet.
Et parce que chez Sigilium on a entièrement construit le produit par nous même, on sait en parler techniquement, de manière précise. Et avec le même language que votre responsable informatique.
Voici un exemple de retour :

Ils l'ont fait avant vous ; )

Nous avons chaque mois de nombreux retours des équipes marketing et communication, sur la réussite du projet.
Et parce que chez Sigilium on a entièrement construit le produit par nous même, on sait en parler techniquement, de manière précise. Et avec le même language que votre responsable informatique.
Voici un exemple de retour :

"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?

Les avantages de Sigilium pour les équipes techniques sont nombreux.
En voici quelques uns, les plus directs, classés par sujet :

  • Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com

  • Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT

  • RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs

  • RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés

  • Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing

  • Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile

  • Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation

  • Tech : Une meilleure délivrabilité des emails

  • Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email

  • Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)

  • Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.

  • Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison

  • Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures


Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?

Les avantages de Sigilium pour les équipes techniques sont nombreux.
En voici quelques uns, les plus directs, classés par sujet :

  • Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com

  • Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT

  • RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs

  • RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés

  • Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing

  • Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile

  • Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation

  • Tech : Une meilleure délivrabilité des emails

  • Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email

  • Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)

  • Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.

  • Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison

  • Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures


Ils utilisent le service au quotidien :

Guide des avantages techniques

On vous a préparé un article dédié sur tous les avantages techniques de la gestion centralisée des signatures email avec Sigilium.

Voici le lien vers l'article, pour y accéder.

Auto-évaluation & étapes

Auto-évaluation & étapes

  1. D'abord : est ce que j’ai besoin de mon CTO ou responsable IT ?

Pour répondre à cette question, c’est très simple : vérifiez si vous avez un accès administrateur au compte Microsoft 365 ou Google Workspace de l'entreprise.

  • Si oui, c’est parfait vous êtes autonome, allez directement gérer votre compte.

  • Si non, passez à la question suivante.


  1. D'abord : est ce que j’ai besoin de mon CTO ou responsable IT ?

Pour répondre à cette question, c’est très simple : vérifiez si vous avez un accès administrateur au compte Microsoft 365 ou Google Workspace de l'entreprise.

  • Si oui, c’est parfait vous êtes autonome, allez directement gérer votre compte.

  • Si non, passez à la question suivante.


  1. Que demander à mon CTO ou mon infogérant ?

Pour lancer votre projet et devenir autonome dans la gestion des signatures de mail, il faut simplement connecter Sigilium avec votre messagerie. D’autres synchronisations sont possibles et disponibles. Chacune est indépendante. Elles peuvent être faites (ou non) et dans l’ordre de votre choix.

  1. Que demander à mon CTO ou mon infogérant ?

Pour lancer votre projet et devenir autonome dans la gestion des signatures de mail, il faut simplement connecter Sigilium avec votre messagerie. D’autres synchronisations sont possibles et disponibles. Chacune est indépendante. Elles peuvent être faites (ou non) et dans l’ordre de votre choix.

  • Activer la synchronisation entre Sigilium et ma messagerie.
    Voici comment faire :
    - sur Outlook / M.365
    - sur Gmail / Workspace

  • Optionnel : activer la synchronisation avec votre annuaire cf article dédié. Voici comment faire.

  • Optionnel : activer la synchronisation avec votre CRM.


De manière indépendante et optionnelle, vous pouvez aussi ajouter d'autres synchronisations :

  • Annuaire (AD) : Activer la synchronisation avec votre annuaire. Cela permet d'automatiser la gestion des utilisateurs (onboarding, évolution, offboarding…)
    Voici comment faire.

  • CRM : Activer la synchronisation des signatures email avec votre CRM. Cela permet de signer votre email quand vous envoyez un message depuis le CRM. En savoir plus la synchronisation de Sigilium avec Salesforce ou Hubspot.


De manière indépendante et optionnelle, vous pouvez aussi :

  • activer la synchronisation avec votre annuaire cf article dédié. Voici comment faire.

  • activer la synchronisation avec votre CRM.


Schema de repartition des roles dans la mise en place de Sigilium pour gérer les signatures email de manière centralisée, qui fait quoi entre équipe marketing et responsable technique
Schema de repartition des roles dans la mise en place de Sigilium pour gérer les signatures email de manière centralisée, qui fait quoi entre équipe marketing et responsable technique

  1. Dans quel ordre faire les synchronisations ?

L’ordre n’a pas d’importance. Vous pouvez d’abord importer votre base d’utilisateur ou synchroniser votre annuaire, puis activer la synchro avec la messagerie pour tout déployer une fois que le compte est paramétré.
Vous pouvez aussi directement activer la synchro avec Gmail ou Outlook, et ajouter progressivement les utilisateurs, ou changer votre design et vos campagnes. Les changements étant synchronisés directement, modifier et itérer sur vos signatures email est un jeu d'enfant.

  1. Dans quel ordre faire les synchronisations ?

L’ordre n’a pas d’importance. Vous pouvez d’abord importer votre base d’utilisateur ou synchroniser votre annuaire, puis activer la synchro avec la messagerie pour tout déployer une fois que le compte est paramétré.
Vous pouvez aussi directement activer la synchro avec Gmail ou Outlook, et ajouter progressivement les utilisateurs, ou changer votre design et vos campagnes. Les changements étant synchronisés directement, modifier et itérer sur vos signatures email est un jeu d'enfant.

FAQ technique :
anticiper les questions possibles

  1. Est ce que c'est sécurisé ?

Réponse courte : Oui Sigilium est un service sécurisé, il est certifié ISO 27001 depuis mars 2024. Le service Sigilium est utilisé au quotidien par de nombreuses entreprises et de grands groupes internationaux.
Pour aller plus en détail, une page dédiée à l'ISO 27001 est disponible, vous pouvez également nous solliciter pour en savoir plus sur notre politique générale de sécurité du Système d'information (PGSSI).

  1. Est ce que c'est sécurisé ?

Réponse courte : Oui Sigilium est un service sécurisé, il est certifié ISO 27001 depuis mars 2024. Le service Sigilium est utilisé au quotidien par de nombreuses entreprises et de grands groupes internationaux.
Pour aller plus en détail, une page dédiée à l'ISO 27001 est disponible, vous pouvez également nous solliciter pour en savoir plus sur notre politique générale de sécurité du Système d'information (PGSSI).

  1. Est ce que ça change quelque-chose Sigilium ?

Oui évidemment, et pour tout le monde dans l'entreprise.

  • Pour votre image de marque au quotidien, vous allez enfin relayer une image de marque unifiée et à jour dans tous les échanges email.

  • Pour éviter la friction personnelle et d'être tributaire du bon vouloir de chaque collaborateur

  • Pour relayer des communications et des infos à jour

  • Pour le support en moins sur des sujets non stratégiques pour l'IT mais essentiels

  • Pour la facilité à délivrer du contenu à vos interlocuteurs

  • Pour mesurer ce canal de communication

Retrouvez sur le blog de Sigilium tous nos guides et cas clients.

  1. Est ce que ça change quelque-chose Sigilium ?

Oui évidemment, et pour tout le monde dans l'entreprise.

  • Pour votre image de marque au quotidien, vous allez enfin relayer une image de marque unifiée et à jour dans tous les échanges email.

  • Pour éviter la friction personnelle et d'être tributaire du bon vouloir de chaque collaborateur

  • Pour relayer des communications et des infos à jour

  • Pour le support en moins sur des sujets non stratégiques pour l'IT mais essentiels

  • Pour la facilité à délivrer du contenu à vos interlocuteurs

  • Pour mesurer ce canal de communication

Retrouvez sur le blog de Sigilium tous nos guides et cas clients.

  1. Est ce qu'on pourrait pas le faire nous même ?

Si vous n'avez pas d'ambition de communication auprès de vos interlocuteurs, ni de budget, une possibilité pour votre entreprise est de continuer à copier-coller sa signature, chacun dans son coin. Ou de créer en interne une sorte de routine (ça prend pas mal de temps à faire hein…), si vous voulez juste afficher un bloc de coordonnées.
Mais si vous attendez des signatures que ce soit un outil marketing et un media efficace, l'expérience nous a montré qu'il faut des années avec plusieurs CDI à plein temps pour montrer un service digne de ce nom. Vous avez donc tout intéret à en profiter à moindre cout.
La vraie question est : est ce que le temps de plusieurs personnes de l'équipe technique doit etre consacré à la gestion des signatures email. Réponse courte : non, il y a peu de chances. Optez donc pour Sigilium, et gagnez du temps et de l'argent.

  1. Est ce qu'on pourrait pas le faire nous même ?

Bien sur, une possibilité est de créer en interne sorte de routine (ça prend un peu de temps a faire hein), si vous voulez juste afficher un bloc de coordonnées.
Mais si vous attendez des signatures que ce soit un outil marketing et un media efficace, l'expérience nous a montré qu'il faut des années avec plusieurs CDI à plein temps pour montrer un service digne de ce nom. A vous de choisir où mettre vos ressources techniques ; )

  1. Est ce qu'on a besoin d'un AD à jour pour se lancer ?

D'abord qu'est ce qu'un "AD" ? AD est l'acronyme d'Active Directory, pour simplifier c'est un annuaire, une base de données, contenant notamment les coordonnées des collaborateurs (nom, prénom, email…). Problème, ce fichier est souvent construit progressivement et les données ne sont pas toujours à jour dedans, ou disparates selon les collaborateurs. Un des sujets des équipes IT, est donc de se demander si synchroniser une source de coordonnées pas à jour avec les signatures email est une bonne idée.

La réponse est simple, non pas besoin.
Voici pourquoi :

1. Vous pouvez importer un extract à date d votre annuaire dans Sigilium. Au lancement les collaborateurs pourront vérifier leur signature et l'éditer si besoin.
2. La mise en place de Sigilium est une parfaite occasion de récupérer des infos à jour des collaborateurs, pour ensuite nettoyer et mettre votre AD à jour.
3. La synchro avec l'AD n'est pas obligatoire.
4. Si vous la faite, vous pouvez choisir de ne synchroniser que certains champs.

  1. Est ce qu'on a besoin d'un AD à jour pour se lancer ?

D'abord qu'est ce qu'un "AD" ? AD est l'acronyme d'Active Directory, pour simplifier c'est un annuaire, une base de données, contenant notamment les coordonnées des collaborateurs (nom, prénom, email…). Problème, ce fichier est souvent construit progressivement et les données ne sont pas toujours à jour dedans, ou disparates selon les collaborateurs. Un des sujets des équipes IT, est donc de se demander si synchroniser une source de coordonnées pas à jour avec les signatures email est une bonne idée.

La réponse est simple, non pas besoin.
Voici pourquoi :

1. Vous pouvez faire un extract à date dans Sigilium et les collaborateurs pourront vérifier leur signature et l'éditeure si besoin.
2. C'est une parfaite occasion de récupérer des infos à jour, pour ensuite nettoyer votre AD.
3. La synchro avec l'AD n'est pas obligatoire.
4. Si vous la faite, vous pouvez choisir de ne synchroniser que certains champs.

  1. Est ce que ça va prendre du temps à mon équipe tech ?

Non, Sigilium ne mobilise que très peu de temps à votre équipe informatique ou au CTO. Montre en main, la synchronisation entre Sigilium et votre messagerie, prend 5 minutes à un admin du compte Microsoft ou Google de votre entreprise.

Ce qui peut prendre plusieurs heures c'est de choisir comment synchroniser précisément votre annuaire avec Sigilium, en fonction de votre environnement et de la qualité de vos données. bref c'est rapide. Et une fois effectuée cette tache, les équipes techniques n'ont plus rien à faire. L'équipe marketing et communication devient autonome : magique !

  1. Est ce que ça va prendre du temps à mon équipe tech ?

Non. Montre en main, la synchronisation entre Sigilium et votre messagerie, prend 5 minutes à un admin du compte Microsoft ou Google de votre entreprise.
Ce qui peut prendre une à deux heures c'est de choisir comment synchroniser précisément votre annuaire avec Sigilium, en fonction de votre environnement et de la qualité de vos données. bref c'est rapide. Et une fois effectuée cette tache, les équipes techniques n'ont plus rien à faire. L'équipe marketing et communication qui devient autonome. Magique !

  1. Est ce qu'on est accompagnés par Sigilium ?

Evidemment oui, nos clients sont accompagnés tout au long de la mise en place et de l'utilisation du service. C'est d'ailleurs un des grands différenciant de notre service. Et un aspect reconnu dans les avis clients.
Pas étonnant donc que l'équipe Sigilium ait reçu plusieurs distinctions sur la qualité de son support et de l'accompagnement des clients.

  1. Est ce qu'on est accompagnés par Sigilium ?

Evidemment oui, nos clients sont accompagnés tout au long de la mise en place et de l'utilisation du service. C'est d'ailleurs un des grands différenciant de notre service. Et un aspect reconnu dans les avis clients.
Pas étonnant donc que l'équipe Sigilium ait reçu plusieurs distinctions sur la qualité de son support et de l'accompagnement des clients.

portraits de l'équipe Sigilium pour le support et l'accompagnement des clients.

Echangeons sur votre besoin

Et pilotez les signatures email de vos équipes dès demain !

Echangeons sur votre besoin

Pour transformer vos signatures email en un media efficace

S'abonner à la newsletter

En validant le formulaire vous acceptez que Sigilium recueille ces informations dans son CRM, et vous recontacte à des fins commerciales.

Sigilium is proud to be a Microsoft Partner
Sigilium is proud to be a Google Partner
Sigilium User review rates Sigilium 4,8/5 on Getapp
Sigilium User review rates Sigilium 4,8/5 on Capterra
Sigilium User review rates Sigilium 4,8/5 on Capterra

© 2025 Sigilium. Tous droits réservés |