Guide

Comment embarquer l'équipe IT dans le pilotage des signatures email ?

C'est très simple, voici nos tips 2025 !

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Comment embarquer l'équipe IT dans le pilotage des signatures email ?

C'est très simple, voici nos tips 2025 !

1. Choisissez et éditez votre template

Sigilium met à votre disposition différents templates de signature email. Ils sont tous dynamiques (ils intègrent une puissante logique) et paramétrables. Choisissez celui qui vous convient. Prévisualisez le rendu. Appliquez-le aux signatures.

Personnalisez les champs :

Définissez le logo et les couleurs utilisées
Définissez les sites et réseaux associés à chaque entité
Permettez d'ajouter des portraits
Ajoutez la prise de rendez-vous directe

Profitez de notre éditeur HTML

Mettez à profit vos compétences et votre créativité. Si vous souhaitez modifier des variables à partir d'un template existant ou coder votre propre template, c'est possible ! Sigilium vous permet de tester et prévisualiser votre travail avant de l'appliquer à toute ou partie des utilisateurs.

Ou optez pour l'intégration sur-mesure

Vous avez bâti un template de signature en interne ou avec votre agence ? Nous pouvons l’intégrer. Préparer une signature email fonctionnelle nécessite de valider un certain nombre de contraintes.

Voici un article / une check-list qui vous aidera à vérifier que tout est OK pour l’intégration !

1. Choisissez et éditez votre template

Personnalisez les champs :

Définissez le logo et les couleurs utilisées
Définissez les sites et réseaux associés à chaque entité
Permettez d'ajouter des portraits
Ajoutez la prise de rendez-vous directe

Profitez de notre éditeur HTML

Ou optez pour l'intégration sur-mesure

Voici un article / une check-list qui vous aidera à vérifier que tout est OK pour l’intégration !

2. Pilotez l'image de marque de différentes entités

Vous avez plusieurs marques ou entités au sein de votre entreprise ? Depuis le même compte vous pouvez piloter l’image de marque de chacune.

Définissez un template commun avec des variations selon les marques, ou définissez un template par marque.

En quelques minutes, paramétrez les éléments de chaque marque/entité : logo, site internet, réseaux sociaux, coordonnées...

2. Pilotez l'image de marque de différentes entités

Vous avez plusieurs marques ou entités au sein de votre entreprise ? Depuis le même compte vous pouvez piloter l’image de marque de chacune.

Définissez un template commun avec des variations selon les marques, ou définissez un template par marque.

En quelques minutes, paramétrez les éléments de chaque marque/entité : logo, site internet, réseaux sociaux, coordonnées...

3. Déployez un changement d’identité

Près de 40% des entreprises qui utilisent Sigilium pour centraliser la gestion de leurs signatures email, ont fait évoluer leur identité au cours des quatre dernières années.

La puissance de la gestion centralisée, vous permet d’effectuer un changement et de le déployer à l'ensemble des utilisateurs concernés, en moins de 3 minutes.

Cas clients
Changements d’identité, de nomenclature d’emails, gestion des franchisés, rachats/fusion de plusieurs marques :
Découvrez quelques cas clients et comment ils ont piloté et déployé ces changements, très simplement.

Découvrir des cas client

3. Déployez un changement d’identité

Près de 40% des entreprises qui utilisent Sigilium pour centraliser la gestion de leurs signatures email, ont fait évoluer leur identité au cours des quatre dernières années.

La puissance de la gestion centralisée, vous permet d’effectuer un changement et de le déployer à l'ensemble des utilisateurs concernés, en moins de 3 minutes.

Découvrir des cas client

1. Choisissez et éditez votre template

Personnalisez les champs :

Définissez le logo et les couleurs utilisées
Définissez les sites et réseaux associés à chaque entité
Permettez d'ajouter des portraits
Ajoutez la prise de rendez-vous directe

Profitez de notre éditeur HTML

Ou optez pour l'intégration sur-mesure

Voici un article / une check-list qui vous aidera à vérifier que tout est OK pour l’intégration !

2. Pilotez l'image de marque de différentes entités

Vous avez plusieurs marques ou entités au sein de votre entreprise ? Depuis le même compte vous pouvez piloter l’image de marque de chacune.

Définissez un template commun avec des variations selon les marques, ou définissez un template par marque.

En quelques minutes, paramétrez les éléments de chaque marque/entité : logo, site internet, réseaux sociaux, coordonnées...

3. Déployez un changement d’identité

Près de 40% des entreprises qui utilisent Sigilium pour centraliser la gestion de leurs signatures email, ont fait évoluer leur identité au cours des quatre dernières années.

La puissance de la gestion centralisée, vous permet d’effectuer un changement et de le déployer à l'ensemble des utilisateurs concernés, en moins de 3 minutes.

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Nouvelle page pour la politique de confidentialité

Cliquez ici pour retrouver notre politique de confidentialité

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À propos

Si vous lisez cet article, c’est que vous n’êtes pas l’unique décisionnaire dans le projet de gestion centralisée des signatures email. Et si vous avez besoin d’ajouter un interlocuteur technique dans la boucle, le mieux est de parler son language pour qu’il comprenne ce que vous attendez de lui ou d’elle.

Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.

À propos

Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.

La checklist 2025 :

Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?
Que demander à mon responsable informatique ?
Quelles synchronisations faut il activer ?
Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l'équipe IT ?
Dans quel ordre faire les synchronisation ?
Les réponses aux questions habituelles.

La checklist 2025 :

Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?
Que demander à mon responsable informatique ?
Quelles synchronisations faut il activer ?
Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l'équipe IT ?
Dans quel ordre faire les synchronisation ?
Les réponses aux questions habituelles.

Ils l'ont fait avant vous ; )

Nous avons chaque mois de nombreux retours des équipes marketing et communication, sur la réussite du projet.
Et parce que chez Sigilium on a entièrement construit le produit par nous même, on sait en parler techniquement, de manière précise. Et avec le même language que votre responsable informatique.
Voici un exemple de retour :

Ils l'ont fait avant vous ; )

"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?

Les avantages de Sigilium pour les équipes techniques sont nombreux.
En voici quelques uns, les plus directs, classés par sujet :

Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com
Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT
RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs
RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés
Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing
Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile
Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation
Tech : Une meilleure délivrabilité des emails
Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email
Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)
Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.
Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison
Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures

Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?

Les avantages de Sigilium pour les équipes techniques sont nombreux.
En voici quelques uns, les plus directs, classés par sujet :

Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com
Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT
RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs
RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés
Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing
Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile
Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation
Tech : Une meilleure délivrabilité des emails
Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email
Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)
Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.
Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison
Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures

Ils utilisent le service au quotidien :

Guide des avantages techniques

On vous a préparé un article dédié sur tous les avantages techniques de la gestion centralisée des signatures email avec Sigilium.

Voici le lien vers l'article, pour y accéder.

Auto-évaluation & étapes

D'abord : est ce que j’ai besoin de mon CTO ou responsable IT ?

Pour répondre à cette question, c’est très simple : vérifiez si vous avez un accès administrateur au compte Microsoft 365 ou Google Workspace de l'entreprise.

Si oui, c’est parfait vous êtes autonome, allez directement gérer votre compte.
Si non, passez à la question suivante.

D'abord : est ce que j’ai besoin de mon CTO ou responsable IT ?

Pour répondre à cette question, c’est très simple : vérifiez si vous avez un accès administrateur au compte Microsoft 365 ou Google Workspace de l'entreprise.

Si oui, c’est parfait vous êtes autonome, allez directement gérer votre compte.
Si non, passez à la question suivante.

Que demander à mon CTO ou mon infogérant ?

Pour lancer votre projet et devenir autonome dans la gestion des signatures de mail, il faut simplement connecter Sigilium avec votre messagerie. D’autres synchronisations sont possibles et disponibles. Chacune est indépendante. Elles peuvent être faites (ou non) et dans l’ordre de votre choix.

Étape obligatoire : Activer la synchronisation entre Sigilium et la messagerie.
Voici comment faire :
- sur Outlook / M.365
- sur Gmail / Workspace

Que demander à mon CTO ou mon infogérant ?

Activer la synchronisation entre Sigilium et ma messagerie.
Voici comment faire :
- sur Outlook / M.365
- sur Gmail / Workspace
Optionnel : activer la synchronisation avec votre annuaire cf article dédié. Voici comment faire.
Optionnel : activer la synchronisation avec votre CRM.

De manière indépendante et optionnelle, vous pouvez aussi ajouter d'autres synchronisations :

Annuaire (AD) : Activer la synchronisation avec votre annuaire. Cela permet d'automatiser la gestion des utilisateurs (onboarding, évolution, offboarding…)
Voici comment faire.
CRM : Activer la synchronisation des signatures email avec votre CRM. Cela permet de signer votre email quand vous envoyez un message depuis le CRM. En savoir plus la synchronisation de Sigilium avec Salesforce ou Hubspot.

De manière indépendante et optionnelle, vous pouvez aussi :

activer la synchronisation avec votre annuaire cf article dédié. Voici comment faire.
activer la synchronisation avec votre CRM.

Schema de repartition des roles dans la mise en place de Sigilium pour gérer les signatures email de manière centralisée, qui fait quoi entre équipe marketing et responsable technique

Dans quel ordre faire les synchronisations ?

L’ordre n’a pas d’importance. Vous pouvez d’abord importer votre base d’utilisateur ou synchroniser votre annuaire, puis activer la synchro avec la messagerie pour tout déployer une fois que le compte est paramétré.
Vous pouvez aussi directement activer la synchro avec Gmail ou Outlook, et ajouter progressivement les utilisateurs, ou changer votre design et vos campagnes. Les changements étant synchronisés directement, modifier et itérer sur vos signatures email est un jeu d'enfant.

Dans quel ordre faire les synchronisations ?

FAQ technique :
anticiper les questions possibles

Est ce que c'est sécurisé ?

Réponse courte : Oui Sigilium est un service sécurisé, il est certifié ISO 27001 depuis mars 2024. Le service Sigilium est utilisé au quotidien par de nombreuses entreprises et de grands groupes internationaux.
Pour aller plus en détail, une page dédiée à l'ISO 27001 est disponible, vous pouvez également nous solliciter pour en savoir plus sur notre politique générale de sécurité du Système d'information (PGSSI).

Est ce que c'est sécurisé ?

Est ce que ça change quelque-chose Sigilium ?

Oui évidemment, et pour tout le monde dans l'entreprise.

Pour votre image de marque au quotidien, vous allez enfin relayer une image de marque unifiée et à jour dans tous les échanges email.
Pour éviter la friction personnelle et d'être tributaire du bon vouloir de chaque collaborateur
Pour relayer des communications et des infos à jour
Pour le support en moins sur des sujets non stratégiques pour l'IT mais essentiels
Pour la facilité à délivrer du contenu à vos interlocuteurs
Pour mesurer ce canal de communication

Retrouvez sur le blog de Sigilium tous nos guides et cas clients.

Est ce que ça change quelque-chose Sigilium ?

Oui évidemment, et pour tout le monde dans l'entreprise.

Pour votre image de marque au quotidien, vous allez enfin relayer une image de marque unifiée et à jour dans tous les échanges email.
Pour éviter la friction personnelle et d'être tributaire du bon vouloir de chaque collaborateur
Pour relayer des communications et des infos à jour
Pour le support en moins sur des sujets non stratégiques pour l'IT mais essentiels
Pour la facilité à délivrer du contenu à vos interlocuteurs
Pour mesurer ce canal de communication

Retrouvez sur le blog de Sigilium tous nos guides et cas clients.

Est ce qu'on pourrait pas le faire nous même ?

Si vous n'avez pas d'ambition de communication auprès de vos interlocuteurs, ni de budget, une possibilité pour votre entreprise est de continuer à copier-coller sa signature, chacun dans son coin. Ou de créer en interne une sorte de routine (ça prend pas mal de temps à faire hein…), si vous voulez juste afficher un bloc de coordonnées.
Mais si vous attendez des signatures que ce soit un outil marketing et un media efficace, l'expérience nous a montré qu'il faut des années avec plusieurs CDI à plein temps pour montrer un service digne de ce nom. Vous avez donc tout intéret à en profiter à moindre cout.
La vraie question est : est ce que le temps de plusieurs personnes de l'équipe technique doit etre consacré à la gestion des signatures email. Réponse courte : non, il y a peu de chances. Optez donc pour Sigilium, et gagnez du temps et de l'argent.

Est ce qu'on pourrait pas le faire nous même ?

Bien sur, une possibilité est de créer en interne sorte de routine (ça prend un peu de temps a faire hein), si vous voulez juste afficher un bloc de coordonnées.
Mais si vous attendez des signatures que ce soit un outil marketing et un media efficace, l'expérience nous a montré qu'il faut des années avec plusieurs CDI à plein temps pour montrer un service digne de ce nom. A vous de choisir où mettre vos ressources techniques ; )

Est ce qu'on a besoin d'un AD à jour pour se lancer ?

D'abord qu'est ce qu'un "AD" ? AD est l'acronyme d'Active Directory, pour simplifier c'est un annuaire, une base de données, contenant notamment les coordonnées des collaborateurs (nom, prénom, email…). Problème, ce fichier est souvent construit progressivement et les données ne sont pas toujours à jour dedans, ou disparates selon les collaborateurs. Un des sujets des équipes IT, est donc de se demander si synchroniser une source de coordonnées pas à jour avec les signatures email est une bonne idée.

La réponse est simple, non pas besoin.
Voici pourquoi :

1. Vous pouvez importer un extract à date d votre annuaire dans Sigilium. Au lancement les collaborateurs pourront vérifier leur signature et l'éditer si besoin.
2. La mise en place de Sigilium est une parfaite occasion de récupérer des infos à jour des collaborateurs, pour ensuite nettoyer et mettre votre AD à jour.
3. La synchro avec l'AD n'est pas obligatoire.
4. Si vous la faite, vous pouvez choisir de ne synchroniser que certains champs.

Est ce qu'on a besoin d'un AD à jour pour se lancer ?

D'abord qu'est ce qu'un "AD" ? AD est l'acronyme d'Active Directory, pour simplifier c'est un annuaire, une base de données, contenant notamment les coordonnées des collaborateurs (nom, prénom, email…). Problème, ce fichier est souvent construit progressivement et les données ne sont pas toujours à jour dedans, ou disparates selon les collaborateurs. Un des sujets des équipes IT, est donc de se demander si synchroniser une source de coordonnées pas à jour avec les signatures email est une bonne idée.

La réponse est simple, non pas besoin.
Voici pourquoi :

1. Vous pouvez faire un extract à date dans Sigilium et les collaborateurs pourront vérifier leur signature et l'éditeure si besoin.
2. C'est une parfaite occasion de récupérer des infos à jour, pour ensuite nettoyer votre AD.
3. La synchro avec l'AD n'est pas obligatoire.
4. Si vous la faite, vous pouvez choisir de ne synchroniser que certains champs.

Est ce que ça va prendre du temps à mon équipe tech ?

Non, Sigilium ne mobilise que très peu de temps à votre équipe informatique ou au CTO. Montre en main, la synchronisation entre Sigilium et votre messagerie, prend 5 minutes à un admin du compte Microsoft ou Google de votre entreprise.

Ce qui peut prendre plusieurs heures c'est de choisir comment synchroniser précisément votre annuaire avec Sigilium, en fonction de votre environnement et de la qualité de vos données. bref c'est rapide. Et une fois effectuée cette tache, les équipes techniques n'ont plus rien à faire. L'équipe marketing et communication devient autonome : magique !

Est ce que ça va prendre du temps à mon équipe tech ?

Non. Montre en main, la synchronisation entre Sigilium et votre messagerie, prend 5 minutes à un admin du compte Microsoft ou Google de votre entreprise.
Ce qui peut prendre une à deux heures c'est de choisir comment synchroniser précisément votre annuaire avec Sigilium, en fonction de votre environnement et de la qualité de vos données. bref c'est rapide. Et une fois effectuée cette tache, les équipes techniques n'ont plus rien à faire. L'équipe marketing et communication qui devient autonome. Magique !

Est ce qu'on est accompagnés par Sigilium ?

Evidemment oui, nos clients sont accompagnés tout au long de la mise en place et de l'utilisation du service. C'est d'ailleurs un des grands différenciant de notre service. Et un aspect reconnu dans les avis clients.
Pas étonnant donc que l'équipe Sigilium ait reçu plusieurs distinctions sur la qualité de son support et de l'accompagnement des clients.