Guide

Pourquoi les ETI et grands groupes utilisent les signatures email Sigilium ?

10 enjeux et usages gagnants pour le marketing et l'IT

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Pourquoi les ETI et grands groupes utilisent les signatures email Sigilium ?

10 enjeux et usages gagnants pour le marketing et l'IT

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que parmi les enjeux de votre entreprise, le besoin d’une vraie automatisation dans la gestion des signatures de mail a été identifié. Bonne nouvelle, on va vous aider à reprendre la main !

Ce guide a pour objectif de vous donner toutes les clés pour mieux gérer ce media clé que sont les signatures de mail. Celles-ci sont à la fois un relai quotidien de l'identité de votre groupe, et un relai idéal (car récurrent) pour valoriser tout ce que vous faites auprès de vos clients, vos prospects et votre réseau professionnel.

Découvrez ici :

  • Les enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre

  • Des exemples de résultats concrets d'autres grands groupes

  • Comment réussir simplement la mise en place de votre projet

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que parmi les enjeux de votre entreprise, le besoin d’une vraie automatisation dans la gestion des signatures de mail a été identifié. Bonne nouvelle, on va vous aider à reprendre la main !

Ce guide a pour objectif de vous donner toutes les clés pour mieux gérer ce media clé que sont les signatures de mail. Celles-ci sont à la fois un relai quotidien de l'identité de votre groupe, et un relai idéal (car récurrent) pour valoriser tout ce que vous faites auprès de vos clients, vos prospects et votre réseau professionnel.

Découvrez ici :

  • Les enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre

  • Des exemples de résultats concrets d'autres grands groupes

  • Comment réussir simplement la mise en place de votre projet

10 enjeux des grands groupes

Le nombre important d'équipes implique la mise en place de règles claires et d'automatisation. L’email n’échappe pas à la règle, c’est d'ailleurs le premier outil de travail de l’employé. Et sa signature email, vient confirmer et attester son appartenance à l’entreprise. Il est donc essentiel, d’automatiser la création de la signature de mail, dès qu’une adresse email est créée.

Voici une liste de 10 enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre en passant par une plateforme de gestion centralisée telle que Sigilium pour automatiser la gestion de vos signatures de mail.

10 enjeux des grands groupes

Le nombre important d'équipes implique la mise en place de règles claires et d'automatisation. L’email n’échappe pas à la règle, c’est d'ailleurs le premier outil de travail de l’employé. Et sa signature email, vient confirmer et attester son appartenance à l’entreprise. Il est donc essentiel, d’automatiser la création de la signature de mail, dès qu’une adresse email est créée.

Voici une liste de 10 enjeux auxquels vous allez pouvoir répondre en passant par une plateforme de gestion centralisée telle que Sigilium pour automatiser la gestion de vos signatures de mail.

  • La gestion automatisée des utilisateurs, à partir d’une source unique (SIRH ou Annuaire)

  • La mise en place transparente de signatures dynamiques

  • Le déploiement de communications ciblées

  • La segmentation des messages relayés

  • La mesure et le suivi de leurs résultats

  • La gestion simple du design, par des profils métier (non techniques)

  • La gestion précise des accès (qui a le droit de faire quoi)

  • La limitation de l’impact (carbone) de ses actions

  • La gestion de évolutions dans l’identité de la marque

  • L'uniformité des signatures sur l'ensemble des outils, (CRM, Support…)

  • La gestion automatisée des utilisateurs, à partir d’une source unique (SIRH ou Annuaire)

  • La mise en place transparente de signatures dynamiques

  • Le déploiement de communications ciblées

  • La segmentation des messages relayés

  • La mesure et le suivi de leurs résultats

  • La gestion simple du design, par des profils métier (non techniques)

  • La gestion précise des accès (qui a le droit de faire quoi)

  • La limitation de l’impact (carbone) de ses actions

  • La gestion de évolutions dans l’identité de la marque

  • L'uniformité des signatures sur l'ensemble des outils, (CRM, Support…)

Ils utilisent le service au quotidien :

Solution

C’est dans cette optique, pour aider les équipes communication et marketing des entreprises, que Sigilium a créé une solution simple et efficace de gestion des signatures email. Elle permet d’harmoniser et de gérer les signatures e-mail de l’ensemble des équipes, de manière centralisée.

L’interface de Sigilium permet de définir des modèles de signature email, de les déployer de manière transparente pour relayer une image de marque cohérente sur tous les terminaux de messagerie utilisés par les équipes. Enfin la plateforme permet de délivrer des communications ciblées à ses interlocuteurs.

Solution

C’est dans cette optique, pour aider les équipes communication et marketing des entreprises, que Sigilium a créé une solution simple et efficace de gestion des signatures email. Elle permet d’harmoniser et de gérer les signatures e-mail de l’ensemble des équipes, de manière centralisée.

L’interface de Sigilium permet de définir des modèles de signature email, de les déployer de manière transparente pour relayer une image de marque cohérente sur tous les terminaux de messagerie utilisés par les équipes. Enfin la plateforme permet de délivrer des communications ciblées à ses interlocuteurs.

" C'est simple, on a jamais eu d'aussi bons retours (98% d'avis positifs) sur un POC intégrant les différentes équipes. Ce qui a confirmé notre souhait de déployer la solution largement. Aujourd'hui, le marketing et la marque pilotent du contenu ciblés, et ça marche très fort ! "

Mathieu Chondroyannis,
Responsable innovation chez Bouygues Telecom

" C'est simple, on a jamais eu d'aussi bons retours (98% d'avis positifs) sur un POC intégrant les différentes équipes. Ce qui a confirmé notre souhait de déployer la solution largement. Aujourd'hui, le marketing et la marque pilotent du contenu ciblés, et ça marche très fort ! "

Mathieu Chondroyannis,
Responsable innovation chez Bouygues Telecom

Cas d’usages et exemples concrets

Afin de vous aider dans votre mission de communication, Sigilium a sélectionné pour vous des exemples concrets et efficaces. L'objectif : vous permettre de répondre aux besoins de vos interlocuteurs professionnels, a travers des cas d'usages récurrents.

Cas d’usages et exemples concrets

Afin de vous aider dans votre mission de communication, Sigilium a sélectionné pour vous des exemples concrets et efficaces. L'objectif : vous permettre de répondre aux besoins de vos interlocuteurs professionnels, a travers des cas d'usages récurrents.

En prospection

En prospection

  1. Valoriser son expertise et l'excellence de ses services

Un des premiers objectifs lorsqu'on veut capitaliser sur les échanges 1to1 avec ses prospects et contacts, c'est de partager son expertise et ses offres associéees.

Ici Samsic renvoie de manière intelligente vers son (large) catalogue d'offres, en appuyant sur le bénéfice et sa proposition de valeur : "on est bien ensemble."


  1. Valoriser l'excellence de ses cursus d'apprentissage

Avec un objectif clair de notoriété et de réassurance sur l’excellence de ses cursus d’apprentissage l’EDHEC communique chaque année sur la qualité de son classement (ranking) à la fois au niveau national, et au niveau international de ses différentes fillières.
Des chiffres qui font leur effet !

  1. Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrence des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez-vous.

Astuce pratique : ajouter un CTA clair pour planifier des rendez-vous sur place, permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales.



  1. Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

  1. Communiquer sur les sujets clés du moment

Que ce soit sur l'adoption et les usages permis par l'IA, ou sur les enjeux RSE, votre entreprise est attendue sur de nombreux sujets. Prendre la parole auprès de vos interlocuteurs clés et montrer votre positionnement permet de se démarquer. Et cela fait toute la différence.
Idem pour valoriser les bénéfices concrets de l'utilisation de vos services et produits.


  1. Communiquer sur les sujets clés du moment

Si l'IA est dans toutes les conversations business, montrer comment en faire une utilisation concrète et réellement appliquée, permet de se démarquer et de fait toute la différence.
C'est ce que met en avant 2Pace dans sa campagne, sur le sujet brulant des agents IA. Une campagne qui a remporté un franc succès.

  1. Décliner ses communications selon les marchés cibles

Présent dans de nombreux pays depuis +10 ans, AB Tasty décline automatiquement ses communications selon les pays dans lesquels les équipes interviennent.
Pour les équipes en charge du contenu et du marketing, la facilité à les dispatcher permet de valoriser l'expertise d'AB Tasty auprès de tous les acteurs du retail, chacun dans sa langue.
Ici une campagne déclinée entre la France, l'Allemagne, les US, et l'Asie.



  1. Décliner ses communications selon les marchés cibles

Présent dans de nombreux pays depuis +10 ans, AB Tasty décline automatiquement ses communications selon les pays dans lesquels les équipes interviennent.
Pour les équipes en charge du contenu et du marketing, la facilité à les dispatcher permet de valoriser l'expertise d'AB Tasty auprès de tous les acteurs du retail, chacun dans sa langue.
Ici une campagne déclinée entre la France, l'Allemagne, les US, et l'Asie.

5. Choisir le message en fonction de son interlocuteur

Vos commerciaux connaissent bien leurs clients, quels produits ou services ils utilisent déjà et quels sont ceux à leur proposer pour élargir le panier d'achat.
C'est pourquoi en leur donnant accès a plusieurs contenus, ils peuvent choisir celui qui sera le plus pertinent, en fonction de là où en est votre prospect dans le cycle de vente.



  1. Répondre aux (vraies) questions des prospects

Vos prospects ont des questions précises auxquelles ils cherchent des réponses pour mener à bien la mission qui leur est confiée.
Dans cette optique, embrasser ces questions pour y apporter des réponses précises est la meilleure manière de valoriser votre expertise et positionner votre entreprise comme partenaire et solution concrète à la question du moment.

  1. Faciliter les actions directes comme la prise de rendez-vous

Si on pense d'abord à ajouter un message dans les signatures de mail des équipes pour valoriser une actualité importante, vous pouvez envisager cet espace comme bon vous semble.
Ainsi proposer des actions directes telles que la prise de rendez vous est très bénéfique pour vos interlocuteurs.


  1. Donner visibilité et impact aux portes ouvertes

Moment clé de l'année, les portes ouvertes sont un événement sur lequel appuyer et insister auprès de tous les interlocuteurs.

La force de l’e-mail media, c’est la volume des échange et donc la répétition du message qui permet sa mémorisation. "Ah oui, c’est vrai c’est tel jour… ça m’intéresse je m’inscris ou je bloque la date dans mon agenda."

Auprès des clients et des partenaires

Auprès des clients et des partenaires

  1. Collecter des avis client

La collecte d'avis clients figure en bonne place dans la liste des grands enjeux pour les entreprises, que ce soit en BtoB ou en BtoC. Pouvoir s'y référer est clé, pour tout prospect qui veut s'assurer de faire le bon choix dans le service ou le produit qu'il s'apprête à acheter.
Les plateformes de comparaison de softs sont également clés pour être sélectionné dans un appel d'offre.
Il est donc important de les collecter autant que de les partager.



  1. Collecter des avis client

La collecte d'avis clients figure en bonne place dans la liste des grands enjeux pour les entreprises, que ce soit en BtoB ou en BtoC. Pouvoir s'y référer est clé, pour tout prospect qui veut s'assurer de faire le bon choix dans le service ou le produit qu'il s'apprête à acheter.
Les plateformes de comparaison de softs sont également clés pour être sélectionné dans un appel d'offre.
Il est donc important de les collecter autant que de les partager.

  1. Partager ses résultats et rapports d'activités

Dans les exercices obligatoires, celui de partager ses résultats figure en bonne place pour les grands groupes.
Les relayer dans les signatures de mail est un excellent moyen de les diffuser de manière régulière et récurrente aux interlocuteurs clés.



  1. Répondre aux (vraies) questions des prospects

Vos prospects ont des questions précises auxquelles ils cherchent des réponses pour mener à bien la mission qui leur est confiée.
Dans cette optique, embrasser ces questions pour y apporter des réponses précises est la meilleure manière de valoriser votre expertise et positionner votre entreprise comme partenaire et solution concrète à la question du moment.

  1. Valoriser ses convictions et engagements

Avoir des convictions et une marque avec un engagement sociétal fort, il faut le faire savoir ! C'est le meilleur moyen de fédérer une communauté autour de la marque.
Cela peut être en relayant des infos sur votre podcast, votre fondation, ou en rappelant des temps forts de l'année.



  1. Valoriser ses convictions et engagements

Avoir des convictions et une marque avec un engagement sociétal fort, il faut le faire savoir, et fédérer une communauté autour.
Quoi de mieux qu'un format tel que le podcast, pour partager largement ses idées, et tout ce qui existe à ceux qui sont curieux et intéressés par ces sujets ?

  1. . Partager des tips et conseils pratiques à ses contacts

Une bonne manière de valoriser son expertise et de créer du lien, voire un rendez-vous attendu, c'est de partager des conseils pratiques, des tips gratuitement. Ce que certains adorent appeler "de la valeur" sur les réseaux sociaux…
L'intérêt de le faire dans les signatures de mail, est de le faire à une audience définie et privilégiée : ici tout le réseau des installateurs des produits Nexans.


  1. Partager des tips et conseils pratiques à ses contacts

Une bonne manière de valoriser son expertise et de créer du lien, voire un rendez-vous attendu, c'est de partager des conseils pratiques, des tips gratuitement. Ce que certains adorent appeler "de la valeur" sur les réseaux sociaux…
L'intéret de le faire dans les signatures email, est de le faire à une audience définie et privilégiée : ses contacts et prospects uniquement.

  1. . Faciliter le support et l'accès aux ressources

Communiquer auprès de ses clients c'est aussi faciliter leurs démarches. Une bonne manière de faire consiste à partager et rendre facilement accessibles des aides, des ressources ou un accès aux équipes de support.
Cela permet aux utilisateurs et clients de gagner en confiance et en autonomie.




  1. . Faciliter le support et l'accès aux ressources

Communiquer auprès de ses clients c'est aussi faciliter leurs démarches. Une bonne manière de faire consiste à partager et rendre facilement accessibles des aides, des ressources ou un accès aux équipes de support.
Cela permet aux utilisateurs et clients de gagner en confiance et en autonomie.

valoriser la marque employeur

valoriser la marque employeur

  1. . Marque employeur : donnez envie de vous rejoindre !

Adressez des messages pour chacun de vos enjeux ! Les communications dans les bannières de signature email ne sont pas exclusivement réservées aux sujets business.

L'autre grand enjeu des entreprises et particulièrement des scale up, c'est de recruter les bons profils (et rapidement) pour développer une team d'experts capable d'absorber la croissance de la demande. Et capable de continuer à la stimuler.
La marque employeur est un enjeu majeur, qui n'est pas réservé aux équipes RH, mais doit etre porté par toutes les équipes. Alors donnez envie de vous rejoindre !

  1. . Marque employeur : donnez envie de vous rejoindre !

Adressez des messages pour chacun de vos enjeux ! Les communications dans les bannières de signature email ne sont pas exclusivement réservées aux sujets business.

L'autre grand enjeu des entreprises et particulièrement des scale up, c'est de recruter les bons profils (et rapidement) pour développer une team d'experts capable d'absorber la croissance de la demande. Et capable de continuer à la stimuler.
La marque employeur est un enjeu majeur, qui n'est pas réservé aux équipes RH, mais doit etre porté par toutes les équipes. Alors donnez envie de vous rejoindre !

En interne

En interne

  1. . Relayer (aussi) des messages en interne

Si les actions présentées plus haut dans cet article, traduisent des enjeux de communication externe de l’école. Il est également intéressant d’envisager cet espace comme un vrai media de communication interne.

Cela permet de mettre en avant des actions de telle ou telle équipe, de faire connaitre des initiatives locales, de rappeler des messages important aux équipes. Mais aussi de faire remonter de l’information via des sondages. Un sujet dont les équipes RH s’emparent pour prendre la température des équipes et de leur engagement dans le projet commun.

A noter : l’intégration de Sigilium avec Microsoft 365 permet de gérer automatiquement un dispatch des communications selon que c’est un message interne ou externe.

  1. . Relayer (aussi) des messages en interne

Si les actions présentées plus haut dans cet article, traduisent des enjeux de communication externe de l’école. Il est également intéressant d’envisager cet espace comme un vrai media de communication interne.

Cela permet de mettre en avant des actions de telle ou telle équipe, de faire connaitre des initiatives locales, de rappeler des messages important aux équipes. Mais aussi de faire remonter de l’information via des sondages. Un sujet dont les équipes RH s’emparent pour prendre la température des équipes et de leur engagement dans le projet commun.

A noter : l’intégration de Sigilium avec Microsoft 365 permet de gérer automatiquement un dispatch des communications selon que c’est un message interne ou externe.

COMMENT RÉUSSIR SON PROJET ?

COMMENT RÉUSSIR SON PROJET ?

La première chose à faire pour reprendre la main sur les signatures email de vos équipes est de vous créer un compte gratuit sur Sigilium et de paramétrer un template qui vous ressemble. Ensuite ajoutez vos utilisateurs et de synchronisez vos outils email : messagerie, mobile, CRM, etc.

Créer facilement un design adapté à votre charte

Les signatures les plus efficaces sont celles qui ne ressemblent pas à un arbre de Noel. Elles ne sont pas non plus un espace de CV.
Elles ont un role qui est de valoriser les communications, incarner le message principal (l'email) et de permettre à l'interlocuteur de cliquer facilement pour en savoir plus ou prendre un action.



Créer facilement un design adapté à votre charte

Les signatures les plus efficaces sont celles qui ne ressemblent pas à un arbre de Noel. Elles ne sont pas non plus un espace de CV.
Elles ont un role qui est de valoriser les communications, incarner le message principal (l'email) et de permettre à l'interlocuteur de cliquer facilement pour en savoir plus ou prendre un action.



Sycnhroniser son annuaire Entra ID ou Lucca avec Sigilium

Synchroniser l'annuaire d'utilisateurs à Sigilium

Si vous avez une source de données à jour, tel qu'un annuaire Entra ID, un annuaire Google ou un SIRH, par exemple Lucca, il est précieux de pouvoir le connecter à Sigilium.

Cela a plusieurs avantages :

  • avoir des coordonnées bien à jour dans les signatures

  • reporter les changements de statut, poste, entité

  • gérer l'onboarding automatique des collaborateurs

  • gérer l'off-boarding auto également

  • que les collaborateurs n'aient rien à faire

Retrouver la documentation et le tuto video.


Sycnhroniser son annuaire Entra ID ou Lucca avec Sigilium

Synchroniser l'annuaire d'utilisateurs à Sigilium

Si vous avez une source de données à jour, tel qu'un annuaire Entra ID, un annuaire Google ou un SIRH, par exemple Lucca, il est précieux de pouvoir le connecter à Sigilium.

Cela a plusieurs avantages :

  • avoir des coordonnées bien à jour dans les signatures

  • reporter les changements de statut, poste, entité

  • gérer l'onboarding automatique des collaborateurs

  • gérer l'off-boarding auto également

  • que les collaborateurs n'aient rien à faire

Retrouver la documentation et le tuto video.


Segmenter les messages dans les signatures email

Créer et déployer des communications ciblées

C'est la clé pour une communication efficace, c'est que chaque équipe relaie un contenu approprié, dédié à son type d'interlocuteur principal. Et il y a de nombreuses manières de faire.

Vous pouvez dispatcher facilement des messages selon les campus, les filières ou les écoles si vous êtes un groupe scolaire avec différentes écoles.

Segmenter les messages dans les signatures email

Créer et déployer des communications ciblées

C'est la clé pour une communication efficace, c'est que chaque équipe relaie un contenu approprié, dédié à son type d'interlocuteur principal. Et il y a de nombreuses manières de faire.

Vous pouvez dispatcher facilement des messages selon les campus, les filières ou les écoles si vous êtes un groupe scolaire avec différentes écoles.

Echangeons sur votre besoin

Et reprenez facilement la main sur les signatures email de l'entreprise !

Echangeons sur votre besoin

Et comment transformer vos signatures email en media efficace