Success Story

Comment gérer les signatures email de ses agences

Retour d'expérience d'Espaces Atypiques avec +50 agences franchisées

Jan 25, 2022

Contexte et enjeux du groupe

Espaces Atypiques est un groupe français constitué d’un réseau d'agences, expertes en immobilier contemporain. Elle compte aujourd’hui +45 agences réparties sur le territoire français, et de nombreux partenaires à travers le monde.

Les métiers des 350 collaborateurs sont ceux de la vente, de la location. Les agences sont à la fois indépendantes, avec une approche et une expertise locale très appréciée et profitent de l’image d’excellence véhiculée par la marque Espaces Atypiques.

Les échanges email directs étant nombreux avec le client, il est essentiel de soigner l’image véhiculée, ainsi que les messages adressés par chaque agence. Autant de raisons de passer à un pilotage centralisé des signatures email avec Sigilium.

Contexte et enjeux du groupe

Espaces Atypiques est un groupe français constitué d’un réseau d'agences, expertes en immobilier contemporain. Elle compte aujourd’hui +45 agences réparties sur le territoire français, et de nombreux partenaires à travers le monde.

Les métiers des 350 collaborateurs sont ceux de la vente, de la location. Les agences sont à la fois indépendantes, avec une approche et une expertise locale très appréciée et profitent de l’image d’excellence véhiculée par la marque Espaces Atypiques.

Les échanges email directs étant nombreux avec le client, il est essentiel de soigner l’image véhiculée, ainsi que les messages adressés par chaque agence. Autant de raisons de passer à un pilotage centralisé des signatures email avec Sigilium.

Passer au pilotage automatisé des signatures email

Usage initial : l’équipe communication créait manuellement une signature sous forme d'image, pour chaque nouvel utilisateur.

La limite : le temps alloué ! Surtout avec les recrutements réguliers et le besoin de re-générer chaque signature lors de l’évolution d'un employé ou pour ajouter un message événementiel ponctuel.

Résultat : la gestion étant chronophage, ajouter un message aux signatures email devenait une vraie contrainte et ce media était sous-utilisé (quelques fois par an).

Passer au pilotage automatisé des signatures email

Usage initial : l’équipe communication créait manuellement une signature sous forme d'image, pour chaque nouvel utilisateur.

La limite : le temps alloué ! Surtout avec les recrutements réguliers et le besoin de re-générer chaque signature lors de l’évolution d'un employé ou pour ajouter un message événementiel ponctuel.

Résultat : la gestion étant chronophage, ajouter un message aux signatures email devenait une vraie contrainte et ce media était sous-utilisé (quelques fois par an).

Étapes de mise en place

En amont du déploiement : à l'import toutes les signatures et la segmentation par agence ont été générées. Chacun des utilisateurs a prévisualisé sa nouvelle signature et pu vérifier ses coordonnées.

Le jour J : le déploiement s’est effectué automatiquement dans toutes les messageries Gmail.

Les utilisateurs habitués à utiliser leur messagerie Mail ou Outlook ont pu aussi bénéficier d’une signatures synchronisée et conserver leur messagerie habituelle. Ce qui est un véritable atout pour un réseau d'agences avec des usages disparates !

Étapes de mise en place

En amont du déploiement : à l'import toutes les signatures et la segmentation par agence ont été générées. Chacun des utilisateurs a prévisualisé sa nouvelle signature et pu vérifier ses coordonnées.

Le jour J : le déploiement s’est effectué automatiquement dans toutes les messageries Gmail.

Les utilisateurs habitués à utiliser leur messagerie Mail ou Outlook ont pu aussi bénéficier d’une signatures synchronisée et conserver leur messagerie habituelle. Ce qui est un véritable atout pour un réseau d'agences avec des usages disparates !

Bénéfices pour le siège

Coté Communication

  • un gain de temps considérable de gestion

  • le passage à des signatures HTML dynamiques
    avec des liens différenciés

  • la planification des campagnes

  • le déploiement automatique des messages

  • la segmentation par agence des communications

  • la mesure des retours : le traffic généré

En savoir plus sur la segmentation

Coté RH

  • l'onboarding automatique des nouveaux : à chaque nouveau collaborateur créé sur Google Workspace, une signature est ajoutée automatiquement. Il dispose d’une signature directement disponible dès sa première heure de travail.

Bénéfices pour le siège

Coté Communication

  • un gain de temps considérable de gestion

  • le passage à des signatures HTML dynamiques
    avec des liens différenciés

  • la planification des campagnes

  • le déploiement automatique des messages

  • la segmentation par agence des communications

  • la mesure des retours : le traffic généré

En savoir plus sur la segmentation

Coté RH

  • l'onboarding automatique des nouveaux : à chaque nouveau collaborateur créé sur Google Workspace, une signature est ajoutée automatiquement. Il dispose d’une signature directement disponible dès sa première heure de travail.

Bénéfices pour chaque agence

  • Le passage à des signatures email HTML dynamiques

  • Des liens différenciés (image statique avant)

  • La valorisation d'actualités et d'offres ciblées

  • La recommandation client : chaque agence peut valoriser ses avis clients, consultables directement.

  • La prise de rendez-vous intégrée : pour engager les contacts depuis la signature email

Bénéfices pour chaque agence

  • Le passage à des signatures email HTML dynamiques

  • Des liens différenciés (image statique avant)

  • La valorisation d'actualités et d'offres ciblées

  • La recommandation client : chaque agence peut valoriser ses avis clients, consultables directement.

  • La prise de rendez-vous intégrée : pour engager les contacts depuis la signature email

Basculer automatiquement sur la nouvelle image de marque (en plein confinement)

L’agence 4uatre, en charge de la création de la nouvelle identité d'Espaces Atypiques, a imaginé un nouveau modèle de signature email.
La simplicité du design permet une adaptation aux usages (champs à longueurs variées selon les utilisateurs) et aux messageries (compatibilité technique).

Basculer automatiquement sur la nouvelle image de marque (en plein confinement)

L’agence 4uatre, en charge de la création de la nouvelle identité d'Espaces Atypiques, a imaginé un nouveau modèle de signature email.
La simplicité du design permet une adaptation aux usages (champs à longueurs variées selon les utilisateurs) et aux messageries (compatibilité technique).

Grâce aux signatures email Sigilium il a été possible :

COTE DESIGN


  • De passer facilement d’une maquette statique à un template dynamique

  • De tester le rendu d’un nouveau template, tout en continuant à utiliser l'ancien par toute l’entreprise.

  • De prévoir finement le rendu typographique selon l’interlocuteur. La police imaginée par l’agence n’étant pas toujours installée par défaut sur les postes des interlocuteurs. Sigilium a aussi permis de définir une police de remplacement.


COTE DEPLOIEMENT


  • De planifier la bascule sur la nouvelle identité le jour J.

  • De déployer les nouvelles signatures de manière transparente pour les 50 agences : le matin du lancement, tous les utilisateurs on pu avoir dans leur messagerie directement la nouvelle signature email à jour et prête à l'emploi.


COTE MARKETING


  • De piloter des communications selon les agences.

  • De mesurer leur visibilité, l'engagement généré et le traffic apporté sur les pages du site par les messages des signatures email.

  • De retrouver ce traffic Google Analytics, pour pouvoir suivre les parcours.

En savoir plus sur la segmentation
En savoir plus sur les possibilités de design

Grâce aux signatures email Sigilium il a été possible :

COTE DESIGN


  • De passer facilement d’une maquette statique à un template dynamique

  • De tester le rendu d’un nouveau template, tout en continuant à utiliser l'ancien par toute l’entreprise.

  • De prévoir finement le rendu typographique selon l’interlocuteur. La police imaginée par l’agence n’étant pas toujours installée par défaut sur les postes des interlocuteurs. Sigilium a aussi permis de définir une police de remplacement.


COTE DEPLOIEMENT


  • De planifier la bascule sur la nouvelle identité le jour J.

  • De déployer les nouvelles signatures de manière transparente pour les 50 agences : le matin du lancement, tous les utilisateurs on pu avoir dans leur messagerie directement la nouvelle signature email à jour et prête à l'emploi.


COTE MARKETING


  • De piloter des communications selon les agences.

  • De mesurer leur visibilité, l'engagement généré et le traffic apporté sur les pages du site par les messages des signatures email.

  • De retrouver ce traffic Google Analytics, pour pouvoir suivre les parcours.

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