Guide

Comment embarquer l'équipe IT dans le pilotage des signatures email ?

Et mettre en place Sigilium facilement.

Guide

Comment embarquer l'équipe IT dans le pilotage des signatures email ?

Et mettre en place Sigilium facilement.

À propos

Si vous lisez cet article, c’est que vous n’êtes pas l’unique décisionnaire dans le projet de gestion centralisée des signatures email. Et si vous avez besoin d’ajouter un interlocuteur technique dans la boucle, le mieux est de parler son language pour qu’il comprenne ce que vous attendez de lui ou d’elle.

Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.

À propos

Voici pour vous guider, la check-list actualisée en septembre 2025.

La checklist 2025 :

Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?
Que demander à mon responsable informatique ?
Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?
Dans quel ordre faire les synchronisation ?
Est ce que j’ai besoin de l’IT pour le design de la signature ?

La checklist 2025 :

Est ce que j’ai besoin de mon CTO ou Responsable IT ?
Que demander à mon responsable informatique ?
Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?
Dans quel ordre faire les synchronisation ?
Est ce que j’ai besoin de l’IT pour le design de la signature ?

Ils l'ont fait avant vous ; )

Nous avons chaque mois de nombreux retours des équipes marketing et communication, sur la réussite du projet.
Et parce que chez Sigilium on a entièrement construit le produit par nous même, on sait en parler techniquement, de manière précise. Et avec le même language que votre responsable informatique.
Voici un exemple de retour :

Ils l'ont fait avant vous ; )

"Une Intégration transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, qui ne nécessite pas d'accès à nos échanges emails. Et la gestion continue est un jeu d'enfant."

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

Barry Heckart,
Technology Manager at TIME

Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?

Il y en a plusieurs, voici les plus directs classés par sujet :

Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com
Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT
RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs
RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés
Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing
Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile
Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation
Tech : Une meilleure délivrabilité des emails
Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email
Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)
Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.
Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison
Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures

Quels sont les bénéfices de Sigilium pour l’IT ?

Il y en a plusieurs, voici les plus directs classés par sujet :

Temps : Un gain de temps, car la gestion de ce sujet est directement transféré aux équipes com
Temps : Une baisse du nombre de tickets de support pour les équipes IT
RH : Un onboarding automatisé des nouveaux collaborateurs
RH : Un offboarding automatisé également les comptes sont supprimés
Victoire perso : La satisfaction de rendre autonome les équipes com’ et marketing
Tech : l’assurance que c’est correct sur tous les terminaux notamment mobile
Tech : Une amélioration des process de l’entreprise grâce a l’automatisation
Tech : Une meilleure délivrabilité des emails
Tech : Un poids optimisé des images dans les signatures email
Data : Une occasion de vérifier la qualité des données de l’annuaire (AD ou SIRH)
Data : La possibilité de récupérer des données propres pour remettre à jours les données de l’AD.
Sécurité : la garantie de passer par un service certifié ISO plutôt qu’un service maison
Sécurité : Une gestion optimisée des accès pour gérer les signatures

Auto-évaluation et infos pratiques

D'abord : est ce que j’ai besoin de mon CTO ou responsable IT ?

Pour répondre à cette question, c’est très simple : vérifiez si vous avez un accès administrateur au compte Microsoft 365 ou Google Workspace de l'entreprise.

Si oui, c’est parfait vous êtes autonome, allez directement gérer votre compte.
Si non, passez à la question suivante.

Valoriser l'excellence de ses cursus d'apprentissage

Avec un objectif clair de notoriété et de réassurance sur l’excellence de ses cursus d’apprentissage l’EDHEC communique chaque année sur la qualité de son classement (ranking) à la fois au niveau national, et au niveau international de ses différentes fillières.
Des chiffres qui font leur effet !

Que demander à mon responsable informatique ou mon infogérant ?

Pour lancer votre projet et devenir autonome dans la gestion des signatures de mail, il faut simplement connecter Sigilium avec votre messagerie. D’autres synchronisations sont possibles et disponibles. Chacune est indépendante. Elles peuvent être faites (ou non) et dans l’ordre de votre choix.

Activer la synchronisation entre Sigilium et ma messagerie.
Voici comment faire :
- sur Outlook / M.365
- sur Gmail / Workspace
Optionnel : activer la synchronisation avec votre annuaire cf article dédié. Voici comment faire.
Optionnel : activer la synchronisation avec votre CRM.

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

Dans quel ordre faire les synchronisations ?

L’ordre n’a pas d’importance. Vous pouvez d’abord importer votre base d’utilisateur ou synchroniser votre annuaire, puis activer la synchro avec la messagerie pour tout déployer une fois que le compte est paramétré.
Vous pouvez aussi directement activer la synchro avec Gmail ou Outlook, et ajouter progressivement les utilisateurs, ou changer votre design et vos campagnes. Les changements étant synchronisés directement, modifier et itérer sur vos signatures email est un jeu d'enfant.

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

FAQ technique :
anticiper les questions possibles

Est ce que c'est sécurisé ?

Réponse courte : Oui Sigilium est un service sécurisé, il est certifié ISO 27001 depuis mars 2024. Le service Sigilium est utilisé au quotidien par de nombreuses entreprises et de grands groupes internationaux.
Pour aller plus en détail, une page dédiée à l'ISO 27001 est disponible, vous pouvez également nous solliciter pour en savoir plus sur notre politique générale de sécurité du Système d'information (PGSSI).

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

Est ce que ça change quelque-chose Sigilium ?

Oui évidemment, et pour tout le monde dans l'entreprise.

Pour votre image de marque au quotidien, vous allez enfin relayer une image de marque unifiée et à jour dans tous les échanges email.
Pour éviter la friction personnelle et d'être tributaire du bon vouloir de chaque collaborateur
Pour relayer des communications et des infos à jour
Pour le support en moins sur des sujets non stratégiques pour l'IT mais essentiels
Pour la facilité à délivrer du contenu à vos interlocuteurs
Pour mesurer ce canal de communication

Retrouvez sur le blog de Sigilium tous nos guides et cas clients.

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

Est ce qu'on pourrait pas le faire nous même ?

Bien sur, une possibilité est de créer en interne sorte de routine (ça prend un peu de temps a faire hein), si vous voulez juste afficher un bloc de coordonnées.
Mais si vous attendez des signatures que ce soit un outil marketing et un media efficace, l'expérience nous a montré qu'il faut des années avec plusieurs CDI à plein temps pour montrer un service digne de ce nom. A vous de choisir où mettre vos ressources techniques ; )

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

Est ce qu'on a besoin d'un AD à jour pour se lancer ?

D'abord qu'est ce qu'un "AD" ? AD est l'acronyme d'Active Directory, pour simplifier c'est un annuaire, une base de données, contenant notamment les coordonnées des collaborateurs (nom, prénom, email…). Problème, ce fichier est souvent construit progressivement et les données ne sont pas toujours à jour dedans, ou disparates selon les collaborateurs. Un des sujets des équipes IT, est donc de se demander si synchroniser une source de coordonnées pas à jour avec les signatures email est une bonne idée.

La réponse est simple, non pas besoin.
Voici pourquoi :

1. Vous pouvez faire un extract à date dans Sigilium et les collaborateurs pourront vérifier leur signature et l'éditeure si besoin.
2. C'est une parfaite occasion de récupérer des infos à jour, pour ensuite nettoyer votre AD.
3. La synchro avec l'AD n'est pas obligatoire.
4. Si vous la faite, vous pouvez choisir de ne synchroniser que certains champs.

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.

Est ce que ça va prendre du temps à mon équipe tech ?

Non. Montre en main, la synchronisation entre Sigilium et votre messagerie, prend 5 minutes à un admin du compte Microsoft ou Google de votre entreprise.
Ce qui peut prendre une à deux heures c'est de choisir comment synchroniser précisément votre annuaire avec Sigilium, en fonction de votre environnement et de la qualité de vos données. bref c'est rapide. Et une fois effectuée cette tache, les équipes techniques n'ont plus rien à faire. L'équipe marketing et communication qui devient autonome. Magique !

Mettre en avant les grands événements de l'année

Communiquer en amont de vos événements permet dans la récurrnce des échanges avec tout son réseau, que vos contacts impriment bien la date et votre présence à tel ou tel grand rendez vous.

Ajouter un CTA pour planifier des rendez vous sur place permet de maximiser l'agenda de vos équipes commerciales et de la direction.