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The ultimate guide to manage email signatures in 2024

Jun 7, 2024

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The ultimate guide to manage email signatures in 2024

Jun 7, 2024

Relaying targeted content in every email exchange, sound good to you?
Discover our ultimate guide to unleash the full potential of email signatures in 2024!

No more impersonal messages that go unnoticed. It's time to turn your signature into a real asset to boost your visibility, create engagement, and generate leads. On the menu: practical advice, inspiring examples, and a selection of the best tools to create high-performing email signatures.


What is an email signature? 📧

You wonder what exactly an email signature is? It's simply a block of text, images, and links that you place at the bottom of your emails. Basically, it's like a virtual professional business card that appears with every sent email!

Generally, it contains the sender's contact information, who signs the message, and thus attests to their identity. This information usually includes the name, position, company name, address, phone number, and email address. These details allow your contacts to quickly identify and reach you if needed.

☝️ But beware, an email signature is much more than just contact information! It's a real communication and marketing tool.

With a well-thought-out signature, you can:

  • Enhance your brand image by including your logo and colors, just like on a well-crafted business card

  • Generate qualified traffic to your website or social networks in one click

  • Showcase your latest content (blog articles, white papers, webinars...) directly in the inboxes of your clients and prospects

  • Promote special offers, enticing promotions, or can't-miss events

  • Facilitate interaction and engagement with your counterparts through a simple action, such as scheduling appointments, inviting them to contact or follow you with ease

  • Share legal information, always professionally


In short, the email signature provides valuable space to convey key messages systematically and on a large scale. It's an opportunity to deliver targeted and relevant content in every email exchange. It's like automatically distributing a personalized business card, accompanied by a tailor-made message, to each of your contacts! When used effectively, it becomes a powerful lever to enhance your reputation, generate leads, and strengthen trust and relationships.

What is an email signature? 📧

You wonder what exactly an email signature is? It's simply a block of text, images, and links that you place at the bottom of your emails. Basically, it's like a virtual professional business card that appears with every sent email!

Generally, it contains the sender's contact information, who signs the message, and thus attests to their identity. This information usually includes the name, position, company name, address, phone number, and email address. These details allow your contacts to quickly identify and reach you if needed.

☝️ But beware, an email signature is much more than just contact information! It's a real communication and marketing tool.

With a well-thought-out signature, you can:

  • Enhance your brand image by including your logo and colors, just like on a well-crafted business card

  • Generate qualified traffic to your website or social networks in one click

  • Showcase your latest content (blog articles, white papers, webinars...) directly in the inboxes of your clients and prospects

  • Promote special offers, enticing promotions, or can't-miss events

  • Facilitate interaction and engagement with your counterparts through a simple action, such as scheduling appointments, inviting them to contact or follow you with ease

  • Share legal information, always professionally


In short, the email signature provides valuable space to convey key messages systematically and on a large scale. It's an opportunity to deliver targeted and relevant content in every email exchange. It's like automatically distributing a personalized business card, accompanied by a tailor-made message, to each of your contacts! When used effectively, it becomes a powerful lever to enhance your reputation, generate leads, and strengthen trust and relationships.

Email signature vs electronic signature: don't confuse them anymore!

You may have already heard of e-signature and wondered if it's the same as an email signature? Not really! Even though they both are added to an email, these two types of signatures have distinct roles.

On one hand, the email signature, as we just saw, is your communication and marketing ally. It allows you to promote your brand, share content, generate leads... In short, it's a real amplifier of your campaigns! And most of the time, it's added automatically by a dedicated tool.

On the other hand, the electronic signature is the digital counterpart of your handwritten signature. Its role? To sign a document, authenticate and approve the content of an email, with legal value. It is used to prove your identity as the sender. Generally, it is applied manually or via a specific secure process.

So, in summary, remember this well: email signature for communication, electronic signature for signing a document. Easy, right? 😉

Email signature vs electronic signature: don't confuse them anymore!

You may have already heard of e-signature and wondered if it's the same as an email signature? Not really! Even though they both are added to an email, these two types of signatures have distinct roles.

On one hand, the email signature, as we just saw, is your communication and marketing ally. It allows you to promote your brand, share content, generate leads... In short, it's a real amplifier of your campaigns! And most of the time, it's added automatically by a dedicated tool.

On the other hand, the electronic signature is the digital counterpart of your handwritten signature. Its role? To sign a document, authenticate and approve the content of an email, with legal value. It is used to prove your identity as the sender. Generally, it is applied manually or via a specific secure process.

So, in summary, remember this well: email signature for communication, electronic signature for signing a document. Easy, right? 😉

Email signature management tools: a must-have!

Imagine the headache of deploying personalized and up-to-date email signatures for all your employees, especially in medium and large companies. Without a dedicated tool, it's an open door to inconsistencies, outdated information, and non-compliance with the graphic charter... In short, a real obstacle course to maintain brand consistency in the face of sometimes very creative teams... 

This is where email signature management tools come into play, like superheroes! 🦸‍♂ Their mission? Facilitate the lives of your marketing and communication teams by allowing them to create, in no time, stunning email signature templates that are 100% in line with your brand. No more headaches, these tools centralize and automate deployment on all mailboxes, for always perfect signatures.

And that's not all! You can even personalize signatures according to the department or country, access insights to measure interactions, integrate targeted promotional banners, or ensure compliance with legal notices. What more could you ask for?

In short, email signature management tools are the key to saving a lot of time, ensuring the consistency of your communications and exploiting the full potential of this often underestimated channel. Essential for transforming your emails into a true media and boosting your marketing strategy!

Email signature management tools: a must-have!

Imagine the headache of deploying personalized and up-to-date email signatures for all your employees, especially in medium and large companies. Without a dedicated tool, it's an open door to inconsistencies, outdated information, and non-compliance with the graphic charter... In short, a real obstacle course to maintain brand consistency in the face of sometimes very creative teams... 

This is where email signature management tools come into play, like superheroes! 🦸‍♂ Their mission? Facilitate the lives of your marketing and communication teams by allowing them to create, in no time, stunning email signature templates that are 100% in line with your brand. No more headaches, these tools centralize and automate deployment on all mailboxes, for always perfect signatures.

And that's not all! You can even personalize signatures according to the department or country, access insights to measure interactions, integrate targeted promotional banners, or ensure compliance with legal notices. What more could you ask for?

In short, email signature management tools are the key to saving a lot of time, ensuring the consistency of your communications and exploiting the full potential of this often underestimated channel. Essential for transforming your emails into a true media and boosting your marketing strategy!

Evolution of uses, importance of CRM and other tools

The other must-have is to unify the branding and messaging (the signatures) across all touchpoints with your clients, throughout their journey!

Today, we no longer send emails only from our email inbox. Salespeople, for example, spend their lives in their CRM. Whether it's HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Sellsy, Dynamics 365, or another, almost all of these tools have an integrated inbox to respond directly to prospects.

As a result, it's crucial that the signatures are also synchronized in this space. And this is where centralized platforms like Sigilium make a difference, with native integrations and a unique system to have identical signatures everywhere! 🙌

Remaining professional even from your smartphone

Because it's 2024 and we're all glued to our smartphones, sending emails from our mobile has become a reflex. Sigilium also ensures this, with synchronization on iPhone and iPad for Gmail, Mail, Outlook, and even on Android for Outlook with Microsoft 365. Convenient, right?

Unified signatures for customer support

Have you ever contacted a company's support and received a response with a sloppy signature? Not very reassuring... With tools like Helpscout or Front, you can also have unified signatures to show your clients that you've got it under control! 😎

A single platform to manage everyone's preferences

The great thing about a centralized platform like Sigilium is being able to manage multiple email services according to everyone's preferences. Imagine, you hire a great C-level executive but they're all about Outlook while your whole team is on Gmail. No need to panic, a tool allows you to manage that easily! 

Evolution of uses, importance of CRM and other tools

The other must-have is to unify the branding and messaging (the signatures) across all touchpoints with your clients, throughout their journey!

Today, we no longer send emails only from our email inbox. Salespeople, for example, spend their lives in their CRM. Whether it's HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Sellsy, Dynamics 365, or another, almost all of these tools have an integrated inbox to respond directly to prospects.

As a result, it's crucial that the signatures are also synchronized in this space. And this is where centralized platforms like Sigilium make a difference, with native integrations and a unique system to have identical signatures everywhere! 🙌

Remaining professional even from your smartphone

Because it's 2024 and we're all glued to our smartphones, sending emails from our mobile has become a reflex. Sigilium also ensures this, with synchronization on iPhone and iPad for Gmail, Mail, Outlook, and even on Android for Outlook with Microsoft 365. Convenient, right?

Unified signatures for customer support

Have you ever contacted a company's support and received a response with a sloppy signature? Not very reassuring... With tools like Helpscout or Front, you can also have unified signatures to show your clients that you've got it under control! 😎

A single platform to manage everyone's preferences

The great thing about a centralized platform like Sigilium is being able to manage multiple email services according to everyone's preferences. Imagine, you hire a great C-level executive but they're all about Outlook while your whole team is on Gmail. No need to panic, a tool allows you to manage that easily! 

Des idées et des exemples de signatures email qui font mouche

You want some email signature ideas that will take your business to new heights? Don't panic, we've got what you need! Here are some suggestions to turn your emails into real machines for promoting your business. 🚀


Sharing presence on social media

Are you active on LinkedIn, Twitter, Instagram, or Facebook? Add clickable icons to your signature to invite your contacts to follow and interact with you. It's an excellent way to strengthen your digital presence and create a real community around your brand.

Des idées et des exemples de signatures email qui font mouche

You want some email signature ideas that will take your business to new heights? Don't panic, we've got what you need! Here are some suggestions to turn your emails into real machines for promoting your business. 🚀


Sharing presence on social media

Are you active on LinkedIn, Twitter, Instagram, or Facebook? Add clickable icons to your signature to invite your contacts to follow and interact with you. It's an excellent way to strengthen your digital presence and create a real community around your brand.

Promoting Customer Reviews

If you have positive feedback from your customers, showcase it in your signature with a link to your review page or customer cases. It's a sign of trust and credibility for your prospects. And it adds value to your existing customers, who become your best ambassadors.

Promoting Customer Reviews

If you have positive feedback from your customers, showcase it in your signature with a link to your review page or customer cases. It's a sign of trust and credibility for your prospects. And it adds value to your existing customers, who become your best ambassadors.

Invite to subscribe to your newsletter

Your newsletter is full of valuable tips, exclusive offers, and news that makes a difference? Invite your contacts to receive it directly in their mailbox with a CTA in your signature. It's a great way to engage them in the long term and nurture your relationship.

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Promote a webinar

You are organizing a great webinar on a topic that interests your audience? Your email signature is the perfect spot to invite them to register!


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Promote new offers

Do you have new products or services to promote? Showcase them directly in your signature with an enticing CTA.

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Make an appointment

There's nothing like direct contact with a member of your team to humanize your customer relationship. Offer one-click appointment scheduling from your signature!

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There's nothing like direct contact with a member of your team to humanize your customer relationship. Offer one-click appointment scheduling from your signature!

Promote a white paper

You have created great content rich in advice for your clients? Your email signature is the perfect place to give them direct access to the download.

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Share your news

You are participating in a competition or your products are competing for an award? Encourage your contacts to vote for you with a direct link in your signature.

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Share your events and trade shows

You are participating in a trade show or professional event? Invite your prospects and clients to come meet you in person using your email signature.

Share your events and trade shows

You are participating in a trade show or professional event? Invite your prospects and clients to come meet you in person using your email signature.

Avec ces exemples inspirants, vous avez toutes les cartes en main pour créer des signatures email qui font mouche à tous les coups. N'hésitez pas à tester, mesurer et ajuster en fonction des résultats.



Le guide des bonnes pratiques pour une signature email professionnelle

Une signature email bien pensée permet de faire bonne impression et d'encourager l'engagement de vos contacts. Voici quelques conseils pour optimiser votre signature et atteindre vos objectifs :

Étape 1 : Inclure les éléments essentiels

  • Votre nom et votre fonction (qu'on sache qui vous êtes !)

  • Le nom de votre entreprise (qu'on sache d'où vous venez / qui vous représentez !)

  • Vos coordonnées (email, téléphone, site web) pour qu'on puisse vous joindre facilement

Étape 2 : Ajouter une touche personnelle

  • Une photo professionnelle et souriante de vous (pour humaniser et créer du lien)

  • Votre slogan ou philosophie d'entreprise (pour affirmer votre identité de marque)

  • Des liens vers vos profils sociaux pertinents et actifs (pour encourager l'interaction)

Étape 3 : Favoriser l’engagement

  • Un call-to-action (CTA) clair et en phase avec vos objectifs (pour inciter à l'action)

  • Un lien pour s'inscrire à votre newsletter ou télécharger une ressource (pour nourrir la relation)

  • Une invitation à un événement ou une promotion spéciale (pour créer un sentiment d'urgence)

Étape 4 : Soigner le design

  • Choisissez des couleurs en adéquation avec votre charte graphique (2 couleurs max pour rester pro, et focaliser l’attention sur le message)

  • Utilisez des polices standards faciles à lire (on évite les fonts Gothic illisibles !) et dont vous êtes sûr qu’elles s’afficheront bien en réception.
    Intégrez votre logo en haute qualité (pour renforcer votre image de marque)

  • Structurez l'information en un ou plusieurs blocs (parce qu'une signature aérée, c'est plus agréable)

  • Laissez suffisamment d'espace entre les éléments (pour éviter l'effet "boîte de sardines")

  • Privilégiez un format HTML responsive plutôt qu'une image (pour un affichage nickel sur tous les appareils)

  • Testez le rendu sur différents appareils et clients mails (parce qu'on n'est jamais trop prudent !)

  • Testez votre template avec différents profils. Pensez à ceux qui ont un titre ou un nom à rallonge, pas juste le cas parfait qui vous arrange. Comme ça, vous êtes sûr que votre design tient la route pour tout le monde !

Étape 5 : S’adapter au dark mode

Aujourd'hui, on ne peut pas encore créer de paramètres spécifiques pour le mode sombre. Donc, voici nos conseils

  • Utiliser des images au format PNG avec transparence (pour un rendu optimal)

  • Prévoir dans l’image un cartouche (blanc ou de couleur) pour les images ou logo qui ne supportent pas de passer sur fond noir (transparence prévue que sur du blanc…).

  • Vérifier la lisibilité de votre signature en mode sombre (parce que c'est tendance et bien pour les yeux !)

Étape 6 : Intégrer les enjeux RSE

Même si l'impact des signatures email est faible (cf cette étude détaillée et comparative des usages en entreprise), optimisez quand même vos images (compression, etc.). Une alternative sympa développée par Sigilium : utilisez des messages texte avec une mise en forme colorée. Ça permet un engagement et un impact marketing aussi forts que les images, mais pour un poids bien moindre. À vous de jouer !     

Et voilà ! En appliquant ces best practices, vous disposerez d'une signature email pro qui renforce votre identité de marque et génère de l'engagement. Testez différentes versions pour trouver la signature optimale selon votre activité et vos objectifs. Un outil dédié peut vous simplifier la vie et optimiser le résultat final.


Les outils pour créer sa signature email


Pourquoi on vous parle d’autres solutions de signature email ? 🤔 Vous vous demandez sûrement pourquoi nous vous parlons d'autres solutions que la nôtre. Il y a plusieurs raisons à cela :

  1. D'abord, nous savons que chaque entreprise a des besoins uniques. C'est pourquoi nous pensons qu'il est important de vous présenter un panorama complet des outils du marché.

  2. Chez Sigilium, nous croyons en la transparence et en l'objectivité. Plutôt que de vous dire que nous sommes les meilleurs en tout, nous préférons vous donner toutes les cartes en main pour faire votre choix.

  3. Notre philosophie ? Vous aider à trouver l'outil qui vous convient vraiment, même si ce n'est pas le nôtre. Parce qu'on sait que c'est comme ça qu'on bâtit une relation de confiance durable. 😊


Nota bene : L'ordre de présentation n'a pas d'importance. C'est à vous de vous faire votre propre opinion en fonction de vos besoins. Allez, passons aux choses sérieuses et découvrons ensemble ces différentes solutions !


Letsignit, pour les signatures Outlook & Office 365


Avec ces exemples inspirants, vous avez toutes les cartes en main pour créer des signatures email qui font mouche à tous les coups. N'hésitez pas à tester, mesurer et ajuster en fonction des résultats.



Le guide des bonnes pratiques pour une signature email professionnelle

Une signature email bien pensée permet de faire bonne impression et d'encourager l'engagement de vos contacts. Voici quelques conseils pour optimiser votre signature et atteindre vos objectifs :

Étape 1 : Inclure les éléments essentiels

  • Votre nom et votre fonction (qu'on sache qui vous êtes !)

  • Le nom de votre entreprise (qu'on sache d'où vous venez / qui vous représentez !)

  • Vos coordonnées (email, téléphone, site web) pour qu'on puisse vous joindre facilement

Étape 2 : Ajouter une touche personnelle

  • Une photo professionnelle et souriante de vous (pour humaniser et créer du lien)

  • Votre slogan ou philosophie d'entreprise (pour affirmer votre identité de marque)

  • Des liens vers vos profils sociaux pertinents et actifs (pour encourager l'interaction)

Étape 3 : Favoriser l’engagement

  • Un call-to-action (CTA) clair et en phase avec vos objectifs (pour inciter à l'action)

  • Un lien pour s'inscrire à votre newsletter ou télécharger une ressource (pour nourrir la relation)

  • Une invitation à un événement ou une promotion spéciale (pour créer un sentiment d'urgence)

Étape 4 : Soigner le design

  • Choisissez des couleurs en adéquation avec votre charte graphique (2 couleurs max pour rester pro, et focaliser l’attention sur le message)

  • Utilisez des polices standards faciles à lire (on évite les fonts Gothic illisibles !) et dont vous êtes sûr qu’elles s’afficheront bien en réception.
    Intégrez votre logo en haute qualité (pour renforcer votre image de marque)

  • Structurez l'information en un ou plusieurs blocs (parce qu'une signature aérée, c'est plus agréable)

  • Laissez suffisamment d'espace entre les éléments (pour éviter l'effet "boîte de sardines")

  • Privilégiez un format HTML responsive plutôt qu'une image (pour un affichage nickel sur tous les appareils)

  • Testez le rendu sur différents appareils et clients mails (parce qu'on n'est jamais trop prudent !)

  • Testez votre template avec différents profils. Pensez à ceux qui ont un titre ou un nom à rallonge, pas juste le cas parfait qui vous arrange. Comme ça, vous êtes sûr que votre design tient la route pour tout le monde !

Étape 5 : S’adapter au dark mode

Aujourd'hui, on ne peut pas encore créer de paramètres spécifiques pour le mode sombre. Donc, voici nos conseils

  • Utiliser des images au format PNG avec transparence (pour un rendu optimal)

  • Prévoir dans l’image un cartouche (blanc ou de couleur) pour les images ou logo qui ne supportent pas de passer sur fond noir (transparence prévue que sur du blanc…).

  • Vérifier la lisibilité de votre signature en mode sombre (parce que c'est tendance et bien pour les yeux !)

Étape 6 : Intégrer les enjeux RSE

Même si l'impact des signatures email est faible (cf cette étude détaillée et comparative des usages en entreprise), optimisez quand même vos images (compression, etc.). Une alternative sympa développée par Sigilium : utilisez des messages texte avec une mise en forme colorée. Ça permet un engagement et un impact marketing aussi forts que les images, mais pour un poids bien moindre. À vous de jouer !     

Et voilà ! En appliquant ces best practices, vous disposerez d'une signature email pro qui renforce votre identité de marque et génère de l'engagement. Testez différentes versions pour trouver la signature optimale selon votre activité et vos objectifs. Un outil dédié peut vous simplifier la vie et optimiser le résultat final.


Les outils pour créer sa signature email


Pourquoi on vous parle d’autres solutions de signature email ? 🤔 Vous vous demandez sûrement pourquoi nous vous parlons d'autres solutions que la nôtre. Il y a plusieurs raisons à cela :

  1. D'abord, nous savons que chaque entreprise a des besoins uniques. C'est pourquoi nous pensons qu'il est important de vous présenter un panorama complet des outils du marché.

  2. Chez Sigilium, nous croyons en la transparence et en l'objectivité. Plutôt que de vous dire que nous sommes les meilleurs en tout, nous préférons vous donner toutes les cartes en main pour faire votre choix.

  3. Notre philosophie ? Vous aider à trouver l'outil qui vous convient vraiment, même si ce n'est pas le nôtre. Parce qu'on sait que c'est comme ça qu'on bâtit une relation de confiance durable. 😊


Nota bene : L'ordre de présentation n'a pas d'importance. C'est à vous de vous faire votre propre opinion en fonction de vos besoins. Allez, passons aux choses sérieuses et découvrons ensemble ces différentes solutions !


Letsignit, pour les signatures Outlook & Office 365


Avec Letsignit, créez en quelques clics des signatures professionnelles pour Outlook et Office 365. Son atout maître ? Un designer intuitif et des fonctionnalités orientées communication comme l'ajout de bannières pour diffuser vos messages clés.

Tarif : à partir de 1,50€ par mois et par utilisateur
Messagerie compatible : Outlook / M.365
CRM compatible : nativement aucun. Salesforce via serveur externe (SMTP)
Sécurité / Certification : IS0 27001 (2013)
Conditions d'engagement : annuel. Détails non accessibles.

Avis utilisateur : " Plus besoin de partager par mail les visuels, liens et consignes pour travailler les signatures mails de nos équipes. La mise à jour se fait automatiquement et surtout plus besoin pour eux d'y penser. Ce qui était une corvée pour les équipes se pilote maintenant à distance ! "
Chloé, Responsable Communication



Signitic, le spécialiste Google Workspace

Avec Letsignit, créez en quelques clics des signatures professionnelles pour Outlook et Office 365. Son atout maître ? Un designer intuitif et des fonctionnalités orientées communication comme l'ajout de bannières pour diffuser vos messages clés.

Tarif : à partir de 1,50€ par mois et par utilisateur
Messagerie compatible : Outlook / M.365
CRM compatible : nativement aucun. Salesforce via serveur externe (SMTP)
Sécurité / Certification : IS0 27001 (2013)
Conditions d'engagement : annuel. Détails non accessibles.

Avis utilisateur : " Plus besoin de partager par mail les visuels, liens et consignes pour travailler les signatures mails de nos équipes. La mise à jour se fait automatiquement et surtout plus besoin pour eux d'y penser. Ce qui était une corvée pour les équipes se pilote maintenant à distance ! "
Chloé, Responsable Communication



Signitic, le spécialiste Google Workspace

Signitic mise sur l'harmonisation et la centralisation des signatures, pour Gmail ou Outlook. Finies les incohérences, gérez toutes vos signatures au même endroit ! Le petit plus ? Un suivi analytique poussé pour mesurer précisément vos performances (attention tout de même à la compliance et aux risques sur la délivrabilité des messages !).

Tarif : à partir de 1€ par mois et par utilisateur
Messagerie compatible : Gmail, Outlook M.365
CRM compatible : Non. Salesforce est annoncé mais pas compatible ni synchronisé nativement.
Sécurité : Pas de certification ISO
Conditions d'engagement :
annuel, avec 90 jours de préavis avant renouvellement, dénonciation valable si et seulement si moins de 75% des licences sont utilisées.

Avis utilisateur : Un délai de mise en place rapide, à un tarif intéressant pour une application utile à l'ensemble de l'entreprise ainsi qu'aux services souhaitant diffuser des informations à l'extérieur de l'entreprise. Des modules intuitifs et personnalisables qui permettent d'adapter le graphisme des signatures à la charte graphique de l'entreprise.
Virgile, designer graphique



Exclaimer, une solution serveur, compatible tous environnements

Signitic mise sur l'harmonisation et la centralisation des signatures, pour Gmail ou Outlook. Finies les incohérences, gérez toutes vos signatures au même endroit ! Le petit plus ? Un suivi analytique poussé pour mesurer précisément vos performances (attention tout de même à la compliance et aux risques sur la délivrabilité des messages !).

Tarif : à partir de 1€ par mois et par utilisateur
Messagerie compatible : Gmail, Outlook M.365
CRM compatible : Non. Salesforce est annoncé mais pas compatible ni synchronisé nativement.
Sécurité : Pas de certification ISO
Conditions d'engagement :
annuel, avec 90 jours de préavis avant renouvellement, dénonciation valable si et seulement si moins de 75% des licences sont utilisées.

Avis utilisateur : Un délai de mise en place rapide, à un tarif intéressant pour une application utile à l'ensemble de l'entreprise ainsi qu'aux services souhaitant diffuser des informations à l'extérieur de l'entreprise. Des modules intuitifs et personnalisables qui permettent d'adapter le graphisme des signatures à la charte graphique de l'entreprise.
Virgile, designer graphique



Exclaimer, une solution serveur, compatible tous environnements

Que vous utilisiez Office 365, Exchange ou G Suite, Exclaimer s'occupe de tout ! Grâce à son interface intuitive, gérez facilement les signatures de vos équipes, en intégrant du contenu dynamique comme les infos personnalisées, les bannières et les mentions.
À noter : si la compatibilité est assurée partout, une solution côté serveur fait transiter tous vos échanges mails par un serveur externe.  

  • Tarif : à partir de 0,85€ par mois et par utilisateur

  • Messagerie compatible : Gmail, Outlook / M.365

  • CRM compatible : Non

  • Sécurité / Certification : IS0 27001 (: 2013)

  • Conditions d'engagement : mensuel ou annuel selon l'abonnement.


Avis utilisateur : Une fois le paramétrage et l'utilisation compris, c'est un vrai plaisir et un vrai confort pour harmoniser la signature de l'entreprise et améliorer l'information marketing.
Christophe, Responsable du Système Informatique (RSI)



BoostMyMail, le couteau suisse pour les PME

Que vous utilisiez Office 365, Exchange ou G Suite, Exclaimer s'occupe de tout ! Grâce à son interface intuitive, gérez facilement les signatures de vos équipes, en intégrant du contenu dynamique comme les infos personnalisées, les bannières et les mentions.
À noter : si la compatibilité est assurée partout, une solution côté serveur fait transiter tous vos échanges mails par un serveur externe.  

  • Tarif : à partir de 0,85€ par mois et par utilisateur

  • Messagerie compatible : Gmail, Outlook / M.365

  • CRM compatible : Non

  • Sécurité / Certification : IS0 27001 (: 2013)

  • Conditions d'engagement : mensuel ou annuel selon l'abonnement.


Avis utilisateur : Une fois le paramétrage et l'utilisation compris, c'est un vrai plaisir et un vrai confort pour harmoniser la signature de l'entreprise et améliorer l'information marketing.
Christophe, Responsable du Système Informatique (RSI)



BoostMyMail, le couteau suisse pour les PME

La force de BoostMyMail ? Proposer une solution complète et abordable pour créer, gérer et analyser ses signatures, que vous soyez sur Outlook, Office 365 ou G Suite. Avec ses fonctionnalités de personnalisation avancée et ses outils de suivi, c'est la solution idéale pour les PME qui veulent se lancer !

  • Tarif : à partir de 1,20€ par mois et par utilisateur

  • Messagerie compatible : Gmail, Outlook / M.365

  • CRM compatible : Non

  • Sécurité : Pas de certification ISO

  • Conditions d'engagement : mensuel ou annuel selon l'abonnement.

Avis utilisateur : " BoostMyMail est devenu un levier incontournable de notre stratégie d'inbound marketing. Nous intégrons désormais l’outil dans nos réflexions RSE / Marque employeur / RGPD pour animer notre communication interne. "
Marie, Responsable Communication & Innovation



Sigilium, la solution complète, native à Microsoft 365, Gmail et aux CRM

La force de BoostMyMail ? Proposer une solution complète et abordable pour créer, gérer et analyser ses signatures, que vous soyez sur Outlook, Office 365 ou G Suite. Avec ses fonctionnalités de personnalisation avancée et ses outils de suivi, c'est la solution idéale pour les PME qui veulent se lancer !

  • Tarif : à partir de 1,20€ par mois et par utilisateur

  • Messagerie compatible : Gmail, Outlook / M.365

  • CRM compatible : Non

  • Sécurité : Pas de certification ISO

  • Conditions d'engagement : mensuel ou annuel selon l'abonnement.

Avis utilisateur : " BoostMyMail est devenu un levier incontournable de notre stratégie d'inbound marketing. Nous intégrons désormais l’outil dans nos réflexions RSE / Marque employeur / RGPD pour animer notre communication interne. "
Marie, Responsable Communication & Innovation



Sigilium, la solution complète, native à Microsoft 365, Gmail et aux CRM

Sigilium, c'est un concentré d'expertise au service de votre stratégie marketing et communication. La grande compatibilité (annuaires, SIRH, messageries, Salesforce, Hubspot.. et mobiles) et une simplicité inégalée permettent de rester centré sur l’objectif : piloter l’image de marque et délivrer des messages ciblés, dans les échanges en externe comme en interne, depuis tous ses outils. Avec en prime un support dédié et réactif pour vous accompagner !

  • Tarif : à partir de 1€ par mois et par utilisateur

  • Messagerie compatible : Gmail, Outlook / Microsoft 365, Apple Mail

  • CRM compatible : Salesforce, Sellsy, Hubspot, Dynamics, Pipedrive

  • Sécurité / Certification : IS0 27001 (2022)

  • Conditions d'engagement : mensuel ou annuel selon abonnement.

Avis utilisateur : " Nous avons déployé Sigilium en 2 semaines à l’échelle de l’entreprise. L'intégration est transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, et qui ne nécessite pas d'accès à nos e-mails réels. La gestion continue est un jeu d'enfant ! Aucun effort pour gérer les signatures mail . Ça marche parfaitement, tout simplement ! "
Barry Heckart, Technology manager, TIME


Alors, quelle solution choisir ? Tout dépend de vos besoins et de vos outils. Mais une chose est sûre : avec un outil dédié, vous avez tout à gagner pour transformer vos signatures en véritables leviers de croissance !

Sigilium, c'est un concentré d'expertise au service de votre stratégie marketing et communication. La grande compatibilité (annuaires, SIRH, messageries, Salesforce, Hubspot.. et mobiles) et une simplicité inégalée permettent de rester centré sur l’objectif : piloter l’image de marque et délivrer des messages ciblés, dans les échanges en externe comme en interne, depuis tous ses outils. Avec en prime un support dédié et réactif pour vous accompagner !

  • Tarif : à partir de 1€ par mois et par utilisateur

  • Messagerie compatible : Gmail, Outlook / Microsoft 365, Apple Mail

  • CRM compatible : Salesforce, Sellsy, Hubspot, Dynamics, Pipedrive

  • Sécurité / Certification : IS0 27001 (2022)

  • Conditions d'engagement : mensuel ou annuel selon abonnement.

Avis utilisateur : " Nous avons déployé Sigilium en 2 semaines à l’échelle de l’entreprise. L'intégration est transparente avec Google Workspace. Excellent service client. C'est la solution la plus sécurisée que nous ayons pu trouver, et qui ne nécessite pas d'accès à nos e-mails réels. La gestion continue est un jeu d'enfant ! Aucun effort pour gérer les signatures mail . Ça marche parfaitement, tout simplement ! "
Barry Heckart, Technology manager, TIME


Alors, quelle solution choisir ? Tout dépend de vos besoins et de vos outils. Mais une chose est sûre : avec un outil dédié, vous avez tout à gagner pour transformer vos signatures en véritables leviers de croissance !

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Comment ajouter sa signature email sur différentes plateformes ?


Vous avez créé une signature email canon mais vous ne savez pas comment l'ajouter sur votre boîte mail ? Pas de panique, on vous guide pas à pas pour que votre signature s'affiche en bas de tous vos messages, quel que soit votre outil.


Si c’est pour votre entreprise, profitez d’intégrations natives 

Bonne nouvelle c’est transparent ! Les plateformes de gestion centralisée de signature mail ont des intégrations natives avec les messageries, donc vos équipes n’ont rien à faire pour installer leur signature. Si vous préférez continuer à les gérer à la main, voici comment faire, ci-dessous.

  

Si c’est pour vous, comment être autonome

Ajouter une signature mail sur Gmail

  1. Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur l'icône de roue crantée en forme d'engrenage en haut à droite pour accéder aux paramètres.

  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Paramètres" et faites défiler jusqu'à la section "Signature".

  3. Cliquez sur "Créer une nouvelle signature" et laissez parler votre créativité : texte, police, couleur, image... Tout est personnalisable !

  4. Une fois votre chef-d'œuvre terminé, cliquez sur "Enregistrer les modifications" et voilà, votre signature sera ajoutée à tous vos emails. Facile, non ? 😉


Ajouter une signature sur Outlook en ligne ou sur ordinateur

Pour Outlook en ligne :

  1. Connectez-vous à votre compte, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut à droite et sélectionnez "Afficher tous les paramètres Outlook".

  2. Cliquez sur "Courrier" dans le volet de gauche et scrollez jusqu'à la section "Signature de courrier électronique".

  3. Éditez ou modifiez votre signature, cochez les options pour l'inclure automatiquement et cliquez sur "Enregistrer". C'est réglé ! 👍

Pour Outlook sur ordinateur :

  1. Ouvrez Outlook, cliquez sur "Fichier" puis "Options" et sélectionnez "Courrier" dans le volet de gauche.

  2. Cliquez sur "Signatures", sélectionnez une signature existante à modifier ou créez-en une nouvelle.

  3. Ajoutez votre touche personnelle avec du texte, des images ou des liens et cliquez sur "OK" pour enregistrer. Et voilà ! 🎉


Ajouter une signature sur iPhone

Pour Outlook sur iPhone :

  1. Ouvrez l'app Outlook, appuyez sur l'icône "Inbox" en haut à gauche puis sur l'icône "Paramètres" en bas à droite.

  2. Faites défiler jusqu'à "Signature", modifiez le texte avec votre clavier, et le tour est joué ! ✨
    A noter : Si vous voulez intégrer des images ou une signature email dynamique, il faut se tourner vers l'intégration (unique) de Sigilium.

Pour l'application Mail sur iPhone :

  1. Depuis l'écran d'accueil, direction "Paramètres" puis "Mail" et enfin "Signature".

  2. Éditez la signature pour chaque compte de messagerie et hop, c'est prêt ! 🔥

Maintenant que vous savez comment ajouter votre signature email sur Gmail, Outlook ou sur votre iPhone, plus d'excuses pour ne pas avoir une signature au top.

Ajouter une signature mail sur Android 

Aujourd’hui, vous ne pouvez pas ajouter de signature email HTML manuellement. Vous pouvez ajouter vos coordonnées avec le clavier de votre Android, mais pas d’image et de signature email complète. En revanche, les outils de messagerie qui proposent une synchronisation native avec Microsoft 365 permettent une intégration de votre signature Outlook sur Android. 


Conclusion

En résumé, une signature email bien pensée, c'est la clé pour :

  • Renforcer son image de marque à chaque envoi 🖌️

  • Générer du trafic vers votre site et vos réseaux sociaux 🌐

  • Promouvoir vos contenus et vos offres de façon ciblée 📣

  • Encourager l'engagement et la prise de contact 💬

  • Aider vos prospects à avancer dans le cycle de vente


Alors, qu'attendez-vous pour tirer parti et optimiser ce canal trop souvent sous-estimé ? Sigilium vous offre un essai gratuit pour tester toutes les possibilités. 🎁 En quelques clics, reprenez la main sur vos signatures email et transformez-les en véritables machines à promouvoir votre activité !

Mais n'oubliez pas : la signature n'est que le support de votre message. Pour une efficacité maximale, veillez à l'adapter en fonction de vos campagnes et de vos audiences. Bannière événementielle, offre spéciale, nouveau contenu... Votre signature est là pour mettre en avant ce qui compte vraiment. À vous de jouer !

Comment ajouter sa signature email sur différentes plateformes ?


Vous avez créé une signature email canon mais vous ne savez pas comment l'ajouter sur votre boîte mail ? Pas de panique, on vous guide pas à pas pour que votre signature s'affiche en bas de tous vos messages, quel que soit votre outil.


Si c’est pour votre entreprise, profitez d’intégrations natives 

Bonne nouvelle c’est transparent ! Les plateformes de gestion centralisée de signature mail ont des intégrations natives avec les messageries, donc vos équipes n’ont rien à faire pour installer leur signature. Si vous préférez continuer à les gérer à la main, voici comment faire, ci-dessous.

  

Si c’est pour vous, comment être autonome

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  1. Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur l'icône de roue crantée en forme d'engrenage en haut à droite pour accéder aux paramètres.

  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Paramètres" et faites défiler jusqu'à la section "Signature".

  3. Cliquez sur "Créer une nouvelle signature" et laissez parler votre créativité : texte, police, couleur, image... Tout est personnalisable !

  4. Une fois votre chef-d'œuvre terminé, cliquez sur "Enregistrer les modifications" et voilà, votre signature sera ajoutée à tous vos emails. Facile, non ? 😉


Ajouter une signature sur Outlook en ligne ou sur ordinateur

Pour Outlook en ligne :

  1. Connectez-vous à votre compte, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut à droite et sélectionnez "Afficher tous les paramètres Outlook".

  2. Cliquez sur "Courrier" dans le volet de gauche et scrollez jusqu'à la section "Signature de courrier électronique".

  3. Éditez ou modifiez votre signature, cochez les options pour l'inclure automatiquement et cliquez sur "Enregistrer". C'est réglé ! 👍

Pour Outlook sur ordinateur :

  1. Ouvrez Outlook, cliquez sur "Fichier" puis "Options" et sélectionnez "Courrier" dans le volet de gauche.

  2. Cliquez sur "Signatures", sélectionnez une signature existante à modifier ou créez-en une nouvelle.

  3. Ajoutez votre touche personnelle avec du texte, des images ou des liens et cliquez sur "OK" pour enregistrer. Et voilà ! 🎉


Ajouter une signature sur iPhone

Pour Outlook sur iPhone :

  1. Ouvrez l'app Outlook, appuyez sur l'icône "Inbox" en haut à gauche puis sur l'icône "Paramètres" en bas à droite.

  2. Faites défiler jusqu'à "Signature", modifiez le texte avec votre clavier, et le tour est joué ! ✨
    A noter : Si vous voulez intégrer des images ou une signature email dynamique, il faut se tourner vers l'intégration (unique) de Sigilium.

Pour l'application Mail sur iPhone :

  1. Depuis l'écran d'accueil, direction "Paramètres" puis "Mail" et enfin "Signature".

  2. Éditez la signature pour chaque compte de messagerie et hop, c'est prêt ! 🔥

Maintenant que vous savez comment ajouter votre signature email sur Gmail, Outlook ou sur votre iPhone, plus d'excuses pour ne pas avoir une signature au top.

Ajouter une signature mail sur Android 

Aujourd’hui, vous ne pouvez pas ajouter de signature email HTML manuellement. Vous pouvez ajouter vos coordonnées avec le clavier de votre Android, mais pas d’image et de signature email complète. En revanche, les outils de messagerie qui proposent une synchronisation native avec Microsoft 365 permettent une intégration de votre signature Outlook sur Android. 


Conclusion

En résumé, une signature email bien pensée, c'est la clé pour :

  • Renforcer son image de marque à chaque envoi 🖌️

  • Générer du trafic vers votre site et vos réseaux sociaux 🌐

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Mais n'oubliez pas : la signature n'est que le support de votre message. Pour une efficacité maximale, veillez à l'adapter en fonction de vos campagnes et de vos audiences. Bannière événementielle, offre spéciale, nouveau contenu... Votre signature est là pour mettre en avant ce qui compte vraiment. À vous de jouer !

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You're wondering what an email signature is exactly? It's simply a block of text, images, and links that you place at the bottom of your emails. Basically, it's like a virtual professional business card that appears with every email sent!

Generally, it contains the sender's contact details, who signs the message, and thus confirms their identity. These typically include the name, position, company name, address, phone number, and email address. These details allow your contacts to quickly identify and reach out to you if needed.

☝️ But be aware, an email signature is much more than just contact information! It's a genuine communication and marketing tool.

With a well-thought-out signature, you can:

  • Enhance your brand image by including your logo and colors, similar to a well-crafted business card

  • Drive qualified traffic to your website or social media with just one click

  • Showcase your latest content (blog articles, white papers, webinars...) directly in the email inboxes of your clients and prospects

  • Promote special offers, enticing discounts, or can't-miss events

  • Facilitate interaction and engagement from your correspondents through simple actions, like scheduling appointments, inviting them to contact or follow you with ease

  • Share legal information, always in a professional manner


In short, the email signature offers you valuable space to convey key messages systematically and on a large scale. It's an opportunity to deliver targeted and relevant content in every email exchange. It's like automatically distributing a personalized business card along with a tailored message to each of your contacts! When used effectively, it becomes a powerful lever for enhancing your visibility, generating leads, and strengthening trust and relationships.

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Generally, it contains the sender's contact details, who signs the message, and thus confirms their identity. These typically include the name, position, company name, address, phone number, and email address. These details allow your contacts to quickly identify and reach out to you if needed.

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